Каковы оптимальные методы организации Документов Google для предприятия? [закрыто]

В моей компании 20 человек. Мы все используем Google Docs. По мере того, как я продолжаю получать Документы, я организую их (через коллекции), но я понимаю, что все остальные организуют их также. Это отличная функция, но кажется, что есть лучший способ упорядочить документы, чтобы другие могли их найти, и не всем пришлось их организовывать.

Есть ли у кого-нибудь предложения относительно ресурсов для наилучшей практики организации Документов Google для всей организации?

Я знаю, что могу использовать коллекции и делиться ими вместо отдельных документов.

В нашей компании мы используем Google Apps и, следовательно, Google Docs. С моей административной точки зрения, я могу нажать на вентилятор под названием [Service-Settings], затем на [Docs settings] и на этой странице я могу выбрать [параметры обмена]. Это выглядит так:

Совместное использование параметров за пределами [Компания]

Выберите самый высокий уровень обмена, который вы хотите разрешить своим пользователям:

• () Пользователи не могут делиться документами за пределами [Компания]

  [_] Разрешить пользователям получать документы извне [Компания]

• (x) Пользователи могут обмениваться документами за пределами [Компания]

  [_] Предупреждать пользователей при публикации за пределами [Компания]

Видимость документа

Выберите видимость по умолчанию для вновь создаваемых документов:

• (х) [Компания]

  Люди в [Company] могут найти и получить доступ.

• (_) Люди в [Company] со ссылкой

  Люди в [Company], у которых есть ссылка, могут получить доступ.

• (_) Частный

  Только люди, которым явно предоставлено разрешение, могут получить доступ.

Коллекции в Google Docs также доступны для совместного использования. Таким образом, если вы хотите иметь стандартный способ организации документов в коллекциях, вы можете поделиться всей коллекцией в своей компании.

Я просто взял в качестве основного администратора для компании из 30 человек. Один из самых полезных организационных методов, которые я реализовал, - это использование групп Google для обмена ... Вам больше не нужно делиться отдельными файлами с сотрудниками или удалять их, когда им больше не нужен доступ. Вы просто удаляете или добавляете их в группу. Выполнено.