Какое лучшее решение для архивации документов?

Я ищу утилиту, которая помогает мне (и моим коллегам) систематически архивировать документы (как Zeitgeist, но постоянно).

Утилита должна очистить старый документ от рабочих столов и сохранить его на сервере (как можно более автоматическим и последовательным), возможно, из нескольких мест (каталог документов).
Документы должны храниться на дешевых больших носителях в течение многих лет - может быть, жесткий диск и файловая система? Простота в обслуживании и управлении для небольшой организации.
Документы должны быть легко найти и восстановить

Одним систематическим способом может быть структура каталогов по году, месяцу, пользователю или пользователю, году, месяцу. Это плюс, если документы могут быть связаны с проектом, если документы могут быть доступны для поиска и если документ также может быть по почте, IM-обсуждения не только традиционные документы OpenOffice.

Есть идеи?

software-recommendation document-management

— Андерс Валленквист
источник

Я не думаю, что это связано с Ubuntu.

— Крис

Это может произойти, если клиент ищет решение для архивирования документов на основе Linux, в частности Ubuntu. Он не упоминает никаких требований для использования Windows.

— Торбен Гундтофте-Брюн

Это правильный вопрос. См. Linuxappfinder.com/office/documentmanagement для получения списка инструментов управления документами для Linux. Одно требование, которое должно выделяться, - это способность понимать форматы, такие как PDF и ODT, и автоматически их индексировать, находить дубликаты и т. Д.

— user4124

Ну, у нас есть среда Ubuntu с Ubuntu-клиентами и серверами, поэтому я думаю, что это связано с Ubuntu. Я имею в виду несколько традиционных систем управления документами. Я проверил Knowledgeware, Alfresco, Drupal и OpenERP. Но ни один из них не работает на рабочем столе (и автоматически архивирует документы, такие как Backintime, Deja-Dup, UbuntuOne, pam_csync и DropBox, для резервного копирования и синхронизации каталогов). Традиционной DMS может быть платформа хранения в сочетании с клиентом, который выполняет «очистку» и перемещает документы, которые являются достаточно старыми для архивирования, в хранилище.

— Андерс Валленквист

Недостатком DMS в качестве хранилища является то, что он быстро стареет с точки зрения архива. DMS-ы выпускаются с новыми выпусками несколько раз в течение десятилетия и требуют много любви и миграции, если сравнивать с простой файловой системой. Может быть, файл-сервер + индекс-сервер (например, Solr) и Zeitgeist на клиенте должны были сделать эту работу?

— Андерс Валленквист

Ответы:

Вы можете выделить старый компьютер (с большим новым жестким диском) в качестве резервного сервера и установить BackupPC

Никакого программного обеспечения на стороне клиента не требуется - просто экспортируйте с помощью резервных каталогов NFS на клиентах (например, / home / или / home / username / Desktop и т. Д.) Или делитесь папками на станциях Windows
Мощный веб-интерфейс пользователя позволяет администрировать, просматривать файлы журналов, конфигурацию
Расширения файлов могут быть определены для включения / исключения файлов
использует rsync для быстрого резервного копирования

отдельно вы можете реализовать веб-поиск на сервере Linux, используя Xapian или Omega

— реактивный самолет
источник

Могу ли я настроить BackupPC для перемещения файлов в архив? Обычно резервная копия является зеркалом состояния группы файлов. То, что я хочу, это процесс архивирования файлов определенного возраста в хранилище файлов.

— Андерс Валленквист

Xapian / omega звучит интересно. Думаю, у Drupal есть поисковый API для xapian и граненый поиск. Я кое-что погуглил о Zeitgeist и плагине xapian - это решение для поиска в центральном архиве так же, как и локальный поиск? Можно ли сохранить права на чтение и группы при индексации с помощью Xapian? Является ли Teamgeist-расширение для Zeitgeist своего рода сервером индексирования для предприятия?

— Андерс Валленквист

Я гуглил по комбинации BackupPC и Xapian и ничего не нашел. Похоже, что BackupPC хранит сжатые документы, может ли Xapian индексировать эти сжатые файлы?

— Андерс Валленквист

Вы можете использовать сервисы облачных вычислений, такие как Dropbox или UbuntuOne.

Я советую вам использовать Dropbox, вы можете выбрать между бесплатным (2 ГБ + 8б приглашает других людей) или платным (50 или 100 ГБ).

Вы можете поделиться папками с другим пользователем Dropbox или только для чтения способом с кем-либо.

И восстановить удаленные файлы

— Маттео Пальяцци
источник

Ну, я беспокоюсь о безопасности, стоимости и пропускной способности, используя этот тип услуг. Например, это означает, что домашние каталоги всех сотрудников на всех устройствах должны иметь размер несколько ТБ. В целях безопасности облачный сервис должен предлагать зашифрованное хранилище. Я не думаю, что Dropbox или UbuntuOne могут конкурировать с дешевыми большими дисками в плане эффективности. Если локальный диск не был проблемой rsync / backup-pc, задание выполнит задание по времени или deja-dup на сервере.

— Андерс Валленквист

Хотя он не основан на Ubuntu, музей, в котором я работаю, оценил Archivista . Это программный пакет для хранения, каталогизации и индексации (и, при необходимости, сканирования и распознавания) документов, который доступен в виде (несколько нестандартного) live CD под названием « Archivista BOX » (это с открытым исходным кодом), но компания в основном продает устройства, работающие под управлением программного обеспечения. Каталог предоставляет веб-интерфейс.

Они утверждают, что используемые форматы полностью открыты, документированы и стремятся к долголетию. Я должен добавить, что лично я не оценил это очень подробно, хотя.

— jstarek
источник

Мой немецкий немного ржавый. Есть глава об архивации archivista.ch/de/pages/produkte/dms-und-erp/… Каково общее представление об архивах? Они используют отдельный сервер индексирования? Если да, есть ли какие-либо связи с поисковыми утилитами на платформе Gnome? Кажется, что они конвертируют документы в pdf и затем сохраняют их на файловом сервере (это правильно читать?)

— Андерс Валленквист

Просто используйте archivista.ch/en/pages/products/dms-erp.php - кажется, что все страницы также доступны на английском языке :-) Ссылка для выбора языка находится в синем меню слева внизу.

— Jstarek