Как эффективно организовать документы при поездках?

Каждый раз, когда я путешествую, есть кусок печатной бумаги и других документов, которые я должен взять с собой.

Некоторые из них - это документы, к которым я часто имею доступ: билет, паспорт, виза и т. Д. Я храню их в удобной сумке или кармане. Есть и другие документы, такие как квитанции об оплате, которые часто не нужны. Но все же есть много документов, которые меня смущают.

Интересно, как некоторые из более опытных путешественников эффективно организовывают документы, когда вы путешествуете? Какой конкретный инструмент (сумка, папка, портфель) вы используете?

Документы должны быть хорошо организованы и легки.

У нас с женой есть туристический кошелек / органайзер, который мы берем во время всех поездок. Это довольно глупая вещь, но очень удобная. Он сделан из нейлона и достаточно большой, чтобы лист А4, сложенный на трети, поместился внутри, имел три молнии на трех сторонах и несколько карманов. Он сделан Игл Крик и похож на этот . У нас это было десять лет, и он был в бесчисленных поездках и все еще в отличном состоянии.

В него мы упаковываем:

• Паспорта
• Распечатки авиабилетов / посадочных талонов / бронирований и указаний отелей, составленные в том порядке, в котором они будут использоваться в поездке
• Сертификаты иммунизации
• Документы страхования путешествий
• Карты часто летающих пассажиров
• Сертификационные карточки для подводного плавания (если мы отправляемся в водолазное путешествие)
• Около трети любой валюты, которую мы берем в поездке (остальные две трети разделены между моим кошельком и кошельком моей жены.

Обычно дорожный кошелек живет в моей ручной клади во время поездки.

Для некоторых поездок я положу отдельный набор распечаток (запечатанных в большой конверт) в ручную кладь.

В качестве дополнительной резервной копии все соответствующие электронные документы находятся в папке OneDrive / Dropbox, и я синхронизирую документы с моим телефоном до отъезда (на случай, если они понадобятся в месте, где у меня нет приема с телефона).

По мере прохождения поездки я буду снимать распечатки с кошелька, когда они станут ненужными, и спрятать их в другом месте в моем багаже, готовые уничтожить, когда мы вернемся домой .

Это может звучать как много хлопот перед организацией поездки и организации, но это означает, что когда мы уезжаем, мы можем продолжать расслабляться и наслаждаться вещами!

Ниже приведены несколько фотографий кошелька для путешествий. В нем также есть место для ручки - очень удобно при заполнении посадочных карт и багажных бирок! :-)

После того, как я получаю визу, билет, страховку, бронирование гостиниц и т. Д., Я сканирую все, как отдельные PDF-файлы.

Два типа документов, один из которых имеет решающее значение для поездки, а другие только для помощи. Затем я делаю две папки в своем раскрывающемся списке, Важные и Информационные. Визы, авиабилеты, бронирование гостиниц, страховка, билеты, паспортная информация и т.д. Путеводители, туры, карта, информация о погоде и т. Д. Перейдите в Информационный. Затем я объединяю все PDF-файлы в каждой папке в новый PDF-файл и печатаю по две копии каждого документа на двойной стороне A5. Скрепите каждую копию в левом верхнем углу.

Размер A5 делает их достаточно маленькими для хранения, сохраняя при этом их легко читаемыми. Двусторонняя печать также уменьшает объем пополам.

Один комплект Важных уходит в багаж, второй остается со мной в сумке с камерой и документами вместе с оригинальным паспортом.

Обе брошюры с копиями информационного PDF находятся в багаже. Я использую один в отпуске, второй в качестве резервного, на всякий случай.

Оригиналы - только мой паспорт, мое национальное удостоверение личности, денежные карты и т. Д.

Изменить: У меня также есть ziplock или два, размером почти с A5, и я засовываю все квитанции, счета, жетоны и т. Д., Которые я получаю в отпуске, и сортирую их, когда я возвращаюсь домой.

Edit2: я использую Android-приложение FolderSync, чтобы синхронизировать эту папку с моим телефоном, и почти всегда, когда гостиницы и т.п. авиакомпании согласны с мягкой копией документа, им просто нужен номер, чтобы найти мои данные в их системах. ,

Я держу при себе: паспорт, страховую карточку, кошелек (удостоверение личности, деньги ...)

Я держу на iPhone: электронные билеты на самолет. Бронирование гостиниц / отелей и подтверждение по электронной почте.

В ручной клади я храню дубликаты распечаток каждого подтверждения, полученного по электронной почте.

Электронные письма также хранятся в облаке (hotmail / gmail ...), чтобы при необходимости их можно было легко найти в интернет-кафе.

Сканирования паспортов и кредитных карт (фотографии) отправляются по электронной почте мне и GF (и наоборот), чтобы при необходимости они хранились в облаке.

Как писал Ричард, я складываю все ненужные документы в свой багаж для сортировки и переработки по дороге домой.

Я поделюсь своим недавним опытом.

Мы собирались в отпуск на Рождество, и я отсканировал и сохранил все важные документы на своем ноутбуке, который был со мной все время.

Он был подключен к Dropbox, так же как и мой телефон, и я подумал: да ладно, у меня будут все копии в моем смартфоне для быстрого доступа, куда я не смогу достать свой ноутбук.

Мы собирались добраться до Первой Страны и должны были заполнить иммиграционные карты, предоставленные авиакомпанией, достали телефон, чтобы увидеть наши паспортные данные, и обнаружили, что я забыл синхронизировать телефон с Dropbox (Антивирус заблокировал его запуск в задний план). Я ничего не мог сделать, кроме как смеяться над моей глупостью.

Мораль: не просто предполагайте, что документы будут там. Дважды проверьте их.

Но одной вещью, которую я сделал хорошо, было то, что я напечатал все это и поместил их в файл в сумке для ноутбука и пронумеровал их в последовательности, которую я ожидал использовать.

1. Билеты
2. Копии паспортов, виз и страховки
3. Бронирование трансфера из аэропорта
4. Бронирование отеля
5. Бронирование тура
6. Трансфер Out Бронирование

Затем следующие номера для второй страны. Я обнаружил, что простое секвенирование 1,2,3 настолько полезно во всех странах, которые мы посетили. Было по крайней мере 15 заказов, и эта последовательность сделала это намного проще.

Этот файл находился в разделе документов в моей сумке для ноутбука, который был рюкзаком, каждый раз, когда мы добирались до следующей остановки, где нам были нужны документы, моя жена просто вынимала следующий пронумерованный документ из моей сумки, которая была у меня на спине, и вот, пожалуйста, , не суетись. Даже не нужно было снимать сумку в очереди (нет, я не ленивый, просто у меня в руках был наш ребенок, которому не нравится коляска: P).

Каждый раз, когда использовалась одна распечатка, я ставил крестик и перемещал его в конец файла.

Не совсем уверен, понравится ли это людям как ответ на этот вопрос: D

Для бумажных документов я использую кучу пластиковых папок. Я группирую документы в папках в зависимости от того, когда мне нужно их использовать. Можно использовать разные цвета на папках, чтобы различать их. В любом случае, они полупрозрачны, поэтому в тексте на одном документе вы увидите, какая у вас папка.

Для меня единственный способ упорядочить подобные вещи - это каждая распечатка в том порядке, в котором вы собираетесь их использовать, а затем выбрасывать их по мере использования.

Например, если вы едете в аэропорт, садитесь в самолет, а затем садитесь в прокатный автомобиль, когда садитесь, а затем едете в отель, чтобы зарегистрироваться, я бы заказал распечатки следующим образом:

1. детали парковки в аэропорту
2. детали регистрации в аэропорту
3. детали проката автомобилей
4. детали отеля
5. детали обратного рейса

Не забудьте выбросить вещи - например, после регистрации на самолет, я выброшу листы 1 и 2, что означает, что лист 3 (информация о прокате автомобилей) находится сверху, когда я иду, чтобы забрать прокатный автомобиль. Это делает его очень быстрым и простым - просто вытащите первый / верхний лист, и все готово.

Подсказка: если один отпечаток находится на нескольких листах, убедитесь, что они скреплены друг с другом, чтобы упростить обработку.

Для коротких / простых поездок я просто кладу эти распечатки в простой конверт А4 и оставляю в моей ручной клади.

Подсказка: напишите важные вещи на внешней стороне конверта большими буквами - номера рейсов и время, терминалы, адрес отеля и т. Д. Это означает, что вы можете легко получить эту информацию быстро, если вы спешите.

Для более длинных / сложных поездок с большим количеством предварительных заказов я помещал распечатки в «книгу показа», которая представляет собой набор пластиковых конвертов формата А4, связанных в книгу, так что я могу просто пролистать их все. Книжные витрины дешевы и легки - я использовал их в дальних поездках с 30 или 40 оговорками для разных вещей, и они работают очень хорошо, чтобы держать все в порядке.

Конечно, эти бумажные распечатки являются резервными копиями. Я буду иметь большую часть этого доступного / закрепленного на форуме на моем телефоне.

У меня есть небольшая (A5) тетрадь Moleskine, которую я использую для путешествий. На внутренней обложке я пишу вещи, которые редко меняются и будут одинаковыми в течение нескольких поездок, например, номер моего паспорта (в случае его утери), номера карт, номера телефонов моего банка (в случае необходимости аннулировать карты) и т. д. Затем на отдельных страницах я пишу детали каждого аспекта поездки в хронологическом порядке. Эти страницы легко удалить после поездки / до следующей.

Для рейсов у меня будет аэропорт, авиакомпания, номер рейса, терминал (если применимо) и время вылета. Для отелей (или, скорее, сейчас airbnbs), имя, адрес, номер телефона, номер подтверждения бронирования, даты моего пребывания.

Он достаточно маленький, чтобы поместиться в кармане, он немного больше (хотя и толще) моего паспорта и имеет эластичный ремешок для закрывания крышки, поэтому я могу сунуть в него свой паспорт, чтобы они были вместе.

На моем телефоне обычно есть приложение airbnb, приложение для United, и я отмечаю / отмечаю письма с подтверждением, чтобы при необходимости быстро найти их. Я также обычно ношу с собой вторую батарею во время путешествий, поэтому мне не нужно сильно беспокоиться о том, что батарея может умереть.

С точки зрения печати, как можно меньше. Как правило, только вещи, которые мне (возможно) необходимо пройти через пограничный контроль в стране, в которую я еду (например, распечатка моего бронирования (ов) бронирования, чтобы доказать, что у меня есть обратный билет), и все, что они явно заявляют, что они не t принимать электронные копии / электронные билеты (я путешествовал Greyhound между Сиэтлом и Споканом в рамках поездки в США в прошлом году, они только приняли печатную версию билета).

Квитанции, которые я накапливаю во время поездки, просто идут в мой кошелек, чтобы разобраться, когда я вернусь домой.