Как документировать командировочные расходы?

Я обнаружил, что многие путешественники записывают свои расходы во время поездки. Однако лично мне всегда было трудно, потому что есть очень много ситуаций, в которых у меня не хватает времени, чтобы записать это, например, заплатить за такси и затем броситься вперед. Так что я довольно быстро заблудился.

Как вы справляетесь с документированием расходов? Вы всегда делаете это после оплаты или, скорее, вечером? Вы записываете все расходы или только основные?

Мое главное беспокойство связано с расходами, за которые вы не получите квитанцию, как, например, оплата на рынке или объединение автомобилей.

Что касается денежных расходов:

Носите с собой мини-блокнот размером с ноутбук и карандаш для гольфа (или аналогичное снаряжение по своему вкусу). Дата на странице, а затем каждый раз, когда вы совершаете покупку наличными, записывайте сумму и быстрое примечание о том, где или для чего была сделана покупка, чтобы вы помнили, когда будете делать свою книгу позже. Чем раньше вы запишете расходы, тем легче будет вспомнить точную сумму и для чего она была. Возможно, вы захотите подсчитать наличные в вашем кошельке до и после экскурсии, если вы ожидаете нехватки времени, чтобы быстро сделать заметку в своей записной книжке или сделать заметку как можно скорее после этого (например, подождите, пока вы сядете) в автобусе, чтобы записать, что вы потратили на проезд на автобусе при входе).

Что отслеживать, в первую очередь зависит от того, для чего предназначено отслеживание расходов. Если вы просто пытаетесь убедиться, что вы остаетесь в рамках бюджета, вы можете отслеживать иначе, чем если бы вы пытались оценить, сколько отложить на будущую поездку аналогичной продолжительности. Если вы отслеживаете «дыры» в расходах (например, кто-то другой угостил вас обедом), вы, вероятно, захотите записать, куда должны идти эти расходы, чтобы вы могли не учитывать это в своих оценках будущих расходов.

Три вещи помогают мне сохранять организованность:

• Привычка писать на квитанциях, которые неочевидны (например, у многих такси просто есть город, даже нет даты - строчка в аэропорту сейчас позволит вам заполнить остальные позже)
• У вас должно быть стандартное место, куда вы кладете квитанции, которые вы не обработали (для меня это записная книжка, которая помогает им не помяться - если я не получил квитанцию, я часто записываю сумму в блокнот в то время)
• Иметь способ «обрабатывать» квитанции, записывая их в сводку или вводя их в электронную таблицу, и место для их размещения после этого.

Если ваше резюме имеет довольно стандартный формат, оно может помочь вам понять, где вы пропускаете расходы - сразу вы можете увидеть, что во вторник, возможно, нет записи на обед. По моему, если кто-то еще покупает мне еду или я делю такси, а другой парень настаивает на том, чтобы заплатить за все это, я пишу «Джо заплатил» или что-то в этом месте в резюме, так что я знаю, что это не пропущенная квитанция. Если это недостающая квитанция, я могу найти ее до отъезда из отеля или попытаться вспомнить хотя бы приблизительный номер.

Наконец, возьмите одну кредитную карту для использования в командировках и положите на нее как можно больше. Вы можете многое восстановить из выписки по кредитной карте, но из «Я приехал в город с 73 долларами и уехал с 14 долларами», не так уж много. Кроме того, вы получите по крайней мере квитанцию ​​кредитной карты, даже если вы не получите подробный список с налогами.

Я использую Homebank для всех моих личных финансов. Некоторые также клянутся GnuCash , но я нахожу это ненужным сложным. Homebank проще и имеет все функции, которые меня волнуют.

Обычно я собираю все чеки в течение дня и провожу добрых десять минут, добавляя их в базу данных. Если вы расплачиваетесь картой и пользуетесь электронными банковскими услугами, вы можете экономить на квитанциях и получать точную информацию о расходах на веб-сайте вашего банка (это удобно при оплате в других валютах, курсы обмена в банках отличаются от официальных, а некоторые дополнительные налоги могут применять).

Это требует некоторой дисциплины - если вы пропустите подачу заявки только на несколько дней, куча квитанций станет непреодолимым препятствием, которое вы не можете легко преодолеть. Кроме того, если вы не делаете это каждый день, вы, как правило, забываете, на что потратили деньги, если вы не получили квитанцию ​​- вы не можете отследить ее так же легко.

Что касается расходов, я добавляю каждый из них, чтобы фактические суммы и те, которые указаны в книге, совпадали. Если вы не можете вспомнить конкретную транзакцию, вы всегда можете поместить ее в категорию «Другие» и при этом сбалансировать все. В любом случае это, как правило, небольшие однократные покупки.

маленький блокнот и ручка или карандаш творит чудеса. Нет необходимости в зарядных устройствах :)

Я разработал приложение для Android, предназначенное именно для этого: легко отслеживать свои расходы во время путешествий. Он поддерживает несколько валют, классифицирует расходы и отслеживает их на карте. Его основной целью является отслеживание общих расходов группы людей, но вы также можете использовать их как одного человека.

Посмотрите : TravelMoney

Приветствия Фрэнсис

Прошлым летом мы с другом взяли отпуск и использовали общую таблицу Google, чтобы подвести итоги. Убедитесь, что вы сохраняете все квитанции и готовы списывать мелочи, а затем просто сделайте бухгалтерскую книгу в электронной таблице и сравните значения. Это также дает вам преимущество в том, чтобы увидеть, куда в совокупности пошли деньги (например, если вы заплатили за проживание, а кто-то другой оплатил проезд, вы можете увидеть итоги того, куда больше всего денег ушло).

Самое сложное, что я нахожу, это отслеживать в голове, на что я потратил деньги и на что я использовал карту. Одна вещь о наличных деньгах состоит в том, чтобы снять большие круглые суммы - тогда вы сможете увидеть, что осталось, и получить точную оценку того, что было потрачено.

Мне нравится отслеживать расходы, когда я путешествую, так как у меня ограниченный бюджет, но мне не нравится отслеживать, где находятся все мои чеки! Большинство других ответов, кажется, предполагают, что: сохраняйте квитанции, а затем используйте что-то еще для отслеживания

Как правило, я делаю это привычкой фотографировать чек в приложении Evernote на своем телефоне. (Я установил Evernote на синхронизацию только по WiFi-сетям, чтобы мне не приходилось загружать его на медленных мобильных сетях. В любом случае он также сохраняет локальную копию.) Тогда не имеет значения, потеряю ли я свои квитанции или нет. В той же заметке вы также можете быстро ввести или записать запись расходов, по которым вы не получите квитанцию. Это быстрая и простая операция, а затем, когда вы вернетесь и должны будете регистрировать расходы, вы можете сесть и сложить их за один раз.

Этот метод работает достаточно хорошо для меня. Я думаю, что в какой-то момент, какой бы метод вы ни использовали, вы просто должны сделать его привычкой! Вы можете ходить по кругу, говоря: «Но я трачу наличными! Несколько раз в день! А потом я их всех забываю!» но на это нет просто реального ответа. :)

Я сделал приложение, чтобы отслеживать мои расходы ... Вы можете найти его здесь: https://itunes.apple.com/us/app/share-travel-expense/id808843677?l=it&ls=1&mt=8

Следите за своими расходами в путешествиях или в выходные дни с друзьями. Запишите, как вы потратили свои деньги, где вы их потратили, сколько, с кем и сколько был вклад каждого в вашей партии. Вы будете знать в каждый момент, сколько вам возместят и сколько у вас есть.

• Создайте профиль пользователей для своих друзей и добавьте их в свое путешествие.
• Добавьте ваши расходы.
• Добавьте вклад каждого из ваших друзей.
• Знайте в каждый момент, сколько вы и ваши друзья потратили.
• Создайте карту, чтобы отслеживать ваши расходы в ваших путешествиях.
• Отправьте резюме всем своим партнерам по путешествиям.
• Импортируйте попутчиков из вашей адресной книги.
• Предварительно сгенерированная поездка для тестирования приложения.