Есть ли способ использовать Room Finder без списков комнат?

10

Я использую Outlook 2010, и у наших администраторов Exchange настроены почтовые ящики для многих комнат собраний, доступных на наших объектах. Однако может показаться, что у них нет настроенных списков комнат. (Я понял это потому, что не вижу раскрывающегося меню «Показать список комнат». Но я вижу пустые разделы «Выберите доступную комнату» и «Рекомендуемое время».)

Могу ли я по-прежнему иметь возможность использовать удобную функциональность (через какую-то локальную адресную книгу комнаты или аналогичную) средства поиска комнат, не создавая списки комнат на сервере Exchange?

— Iszi
источник

1

Может ли кто-нибудь объяснить, как это не по теме? Конечно, это вопрос пользователя настольного компьютера, но речь идет о программной функции, которая довольно специфична для предприятия. Вот почему я подумал, что здесь лучше обслужить, чем Super User .

— Изи

SuperUser может быть подходящим сайтом для этого. Отказ сервера предназначен исключительно для профессиональных администраторов, а не конечных пользователей. Для получения дополнительной информации, пожалуйста, обратитесь к FAQ .

— Свен

6

Единственный способ настроить списки комнат - ТОЛЬКО администратор Exchange. Я лично не нашел хорошего способа обойти это. Вам может потребоваться настроить один или несколько списков локальных адресов, содержащих только конференц-залы. Затем выберите их при планировании, РАСШИРИТЕ список и удалите записи, которые не работают для вас. Интересно, что когда вы это сделаете, средство поиска комнат укажет, в какие моменты возникают конфликты, а в какие - нет. Позволяет вам легче найти комнату.

— Якорь,
источник

2

Недостатком этого подхода является то, что Room Finder будет думать, что комнаты являются посетителями, и не будет показывать их в разделе «Выберите свободную комнату».

— oberlies

4

Из того, что я узнал, Room Finder будет работать только в том случае, если вы используете специальный диалог «Выбор комнат» (доступный через кнопки «Комнаты ...» или «Добавить комнаты ...») и непосредственно вводите комнаты там. Когда вы указываете комнаты другими способами, например, в поле «Кому» или в списке «Все посетители», «Средство поиска комнат» будет считать эти комнаты постоянными посетителями и, например, не будет отображать их как «доступные комнаты» в списке «Предлагаемое время».

Таким образом, простой способ использовать Room Finder - вручную выбрать несколько комнат в диалоговом окне «Выбор комнат».

Однако это может быть неудобно, если у вас длинный список комнат кандидатов. Чтобы решить эту проблему, вы можете использовать локальную контактную группу. Создайте такую группу, назовите ее «Мои комнаты» и добавьте в нее комнаты, которые вы хотите использовать для встреч. Затем создайте новое собрание и используйте группу следующим образом:

Введите название группы «Мои комнаты» в поле «Кому».
Если Outlook еще не распознает группу, нажмите «Проверить имена»
Нажмите на знак плюс слева от «Мои комнаты» и подтвердите диалог
Вырезать все комнаты в поле To ( CTRL+ A, CTRL+ X)
Введите участников
Откройте диалоговое окно «Выбор комнат» ( ALT+ Mили нажмите кнопку «Комнаты» справа от текстового поля местоположений)
Вставьте комнаты в поле Комнаты и подтвердите диалог ( CTRL+ V, ENTER)

Теперь шоу Room Finder покажет доступные номера из вашего личного списка номеров-кандидатов.

— oberlies
источник

в отношении вашего комментария: «Однако это может быть неудобно, если у вас длинный список комнат кандидатов». Вы можете просто использовать Shift + клик, чтобы выбрать несколько комнат в "диалоге Добавить комнаты"

— возьмите

Что касается вашего комментария, «Room Finder будет работать только в том случае, если вы используете кнопку« Добавить комнаты »в Помощнике по планированию». Вы также можете нажать кнопку «Комнаты» на странице встреч.

— повозиться

@tinker Спасибо, что указали, что есть два способа попасть в диалог Комнаты. Я включил это в ответ

— oberlies

@tinker Shift + Клик для выбора нескольких комнат удобен, только если они находятся в одной последовательности. Это не так для меня - есть, например, частные комнаты для собраний, которые я не могу использовать.

— Oberlies

Блестящий ответ - спасибо! Я знал, что могу создать локальную группу контактов, но она не работала должным образом при вводе ее непосредственно в поле TO. Даже если вы вручную измените каждую комнату с «Обязательного участника» на «Ресурс» (в Помощнике по планированию), комнаты не будут отображаться в Средстве поиска комнат должным образом. Этот трюк вырезать / вставить, наконец, получилось у меня!

— Jimtut

1

Это может быть возможным альтернативным решением: настройка новой формы Outlook для приглашения на собрание (support.office.com) . По сути, вы создаете свою собственную форму встречи, предварительно заполненную нужными вам комнатами:

Откройте Outlook и сфокусируйтесь на своей папке «Календарь»
В меню выберите Инструменты -> Формы -> Форма дизайна.
В раскрывающемся списке «Искать в:» убедитесь, что выбрана «Библиотека стандартных форм», выделите «Встреча» в списке доступных форм и нажмите «Открыть».
Добавьте комнаты, которые вы хотите к встрече
Нажмите «Инструменты -> Формы -> Опубликовать форму как» и сохраните ее в своей библиотеке личных форм.
Используйте эту новую форму для создания встреч в будущем!

Вероятно, есть хороший способ создать ярлык для этой новой формы и поместить его на ленту ....

— Ян
источник

Не забудьте выбрать: «Нет» в списке комнат перед публикацией. Просто для того, чтобы при создании собрания не было выбрано ни одной комнаты, а поле «Кому» пусто.

— Wasted_Coder

Как это сделать в Outlook 2016?

— rustyx

0

Лучшее решение, которое я лично нашел, - это добавить блок комнат, из которых я хочу выбрать, в помощник по планированию, а затем выбрать «Сохранить как», выбрать «Шаблон Outlook» в качестве типа файла и сохранить файл где-нибудь под рукой. У меня есть один файл шаблона для каждого этажа здания, в котором я нахожусь. Я просто иду в папку с документами и открываю оттуда файл шаблона для пола, на котором я хочу забронировать. Если вы сделаете это, убедитесь, что вы оставили поля Subject и To пустыми перед сохранением.

Я до сих пор не нашел способ отобразить вместимость помещения на экране «Помощник по планированию». Если бы это можно было сделать, не нажимая кнопку «Добавить комнаты», я был бы очень счастлив.

— Израиль
источник