Можно ли размещать подписи электронной почты в Outlook извне?

В моей компании около 10 торговых представителей, которым нужна наша подпись электронной почты, которая часто обновляется - она ​​содержит такие вещи, как даты наших выставок, любые логотипы новых продуктов, которые мы берем на себя, и т. Д., Поэтому очень сложно пройти через процесс объяснения как они могут обновлять свои подписи каждый раз - некоторые даже требуют, чтобы я сделал это в Teamviewer, так что это становится довольно длительным процессом.

Возможно ли разместить HTML / открытый текст (обе, в идеале!) Подписи в другом месте для встраивания в подписи Outlook? Я мог бы поклясться, что видел эту функцию в Outlook раньше, но не могу найти ее в последней версии.

Поскольку Outlook позволит вам использовать HTML-страницы в качестве подписей, простое решение может состоять в том, чтобы иметь локальные страницы со встроенным фреймом (например, под именем человека), который указывает на внешнюю веб-страницу, которую вы можете обновить со всей изменяющейся информацией.

Если вы используете Exchange 2010, вы можете установить правило транспорта для добавления подписи (которой вы управляете централизованно), которая может использовать форматирование HTML. Вот пример использования этой техники, которую я рассматривал. У него есть несколько недостатков, таких как отсутствие добавления к последнему сообщению и невозможность добавления изображений в строку, но вы можете приобрести сторонние инструменты для решения некоторых из этих проблем. Одним из таких инструментов, который я нашел с хорошими отзывами (но не пробовал), является Подпись почты CodeTwo

Кроме того, вы можете распространять сценарий VB / Powershell для (при условии, что у вас есть общее файловое пространство здесь) запуска / расписания, который обновляет подпись пользователя на основе файлов (даже автоматически вставляя данные пользователя из AD). Вот пример такого подхода с использованием Powershell. Это то, что в настоящее время использует моя компания (я унаследовал некоторые VB-скрипты), хотя я рассматриваю переход к первому подходу, так как наш подход немного громоздкий.

Я решил не делать этого, так как включение внешнего содержимого в сигнатуры отключит большинство спам-фильтров, которые бесполезны. Я создал текстовый файл со своим шаблоном подписи, в котором мне нужно будет просто отправить всем подробные инструкции о том, как скопировать и вставить его в свои почтовые клиенты.

Есть несколько способов сделать это, и я реализовал несколько из них. Каждый зависит от ваших собственных обстоятельств, конечно.

Если ваши номера пользователей меньше 250 или около того, я бы предложил использовать одного из внешних провайдеров, которые предоставляют вам подписи электронной почты, которые добавляются к письму при его прохождении через облачную службу. Вы можете централизованно управлять всеми подписями электронной почты, заявлениями об отказе от ответственности и т. Д. Или передать их в отдел маркетинга, но это определенно избавит от головной боли. Причина, по которой я говорю менее 250 пользователей, заключается в том, что после этого номера вам, вероятно, понадобятся подписи на внутренних электронных письмах, поскольку люди не знают деталей друг друга. Попробуйте бренд и подпишите по электронной почте Прачечная. www.theemaillaundry.com

Более того, вы можете посмотреть на восклицательный знак, который является программным обеспечением, которое находится на вашем обмене.

Есть и другие решения, в которых я принимал участие, но они являются самыми простыми для реализации, которые я испытал до сих пор.

Существует альтернатива внешнему хостингу - использование системы электронной почты, которая позволяет автоматически обновлять подписи пользователей по электронной почте. Например, если вы используете Службы Google, а ваша компания использует Gmail для электронной почты вашей компании, вы можете просто использовать API Служб Google, чтобы обновлять подписи всех пользователей без их вмешательства.

Если вы используете другой почтовый клиент, это немного сложнее. Для Outlook, вот скрипт, который позволяет изменять подписи всех пользователей, перечисленных в Active Directory . Есть также более элегантные решения, которые выбирают подписи из AD и другие способы централизованного управления подписями сотрудников. В комментарии на этом блоге пост перечисляет несколько.