Архивация почтовых ящиков и файлов бывших сотрудников Office-365

Какие есть варианты архивации бывших сотрудников из Office 365? Нам нужно хранить архив своих почтовых ящиков и файлов OneDrive.

Что мы сейчас делаем

В настоящее время, когда пользователь уходит, мы сначала отключаем его логин. Затем мы должны перенести их почтовый ящик в «общий» (поэтому для него не требуется лицензия, и мы можем удалить пользователя и сделать его доступным для менеджера). Затем нам необходимо архивировать этот почтовый ящик.

Проблема 1 : Это очень ручной процесс, и моя служба поддержки перепутала ключевого пользователя и удалила его лицензию 365, а его почтовый ящик был удален через 30 дней.

Проблема 2 : Нет простого способа архивировать старый почтовый ящик в файл PST.

Вопрос

Мне было интересно, есть ли решения, которые люди используют для этого?

Я искал и SuperUser, и ServerFault - как ни странно, это, похоже, не раскрывается ни в каких деталях, если только мои условия поиска не были ошибочными.

добавить в корзину

Нашим идеалом будет автоматизированный процесс, который мы приобретаем для каждого пользователя, который сначала переносит почтовый ящик, а затем через некоторое время автоматически архивирует в магазине. Я искал решения в Интернете и не нашел ничего подходящего.

Для решения проблемы 2 мы используем MigrationWiz, который позволяет нам архивировать почтовые ящики, но опять-таки это многошаговый ручной процесс, который делает эту работу слишком сложной, чтобы ее можно было испортить.

Я также видел неактивные почтовые ящики (используя функцию удержания в суде). Это использует лицензию, и я считаю, что будет отозвано в будущем.

Неактивные почтовые ящики специально предназначены для этого случая использования, и лицензия может быть повторно использована, когда почтовый ящик находится в неактивном состоянии. Вам нужна лицензия E3 / E5 или Exchange Online Archive, примененная к «живому» почтовому ящику, а затем есть правило хранения, которое защищает этот почтовый ящик. Когда пользователи отключены и программная учетная запись AzureAD удалена, лицензия удаляется, и почтовый ящик считается неактивным.

Лицензия в этом сценарии автоматически помещается обратно в пул. Пользователи не могут получить доступ к неактивному почтовому ящику. Единственный способ получить контент - восстановить почтовый ящик или использовать инструменты eDiscovery / Content Search.

Выше приведен наиболее распространенный сценарий, который я вижу, и второй по частоте является преобразование почтового ящика в общий почтовый ящик. В этом случае, однако, если вам нужны постоянные возможности защиты и обнаружения электронных данных - они должны быть лицензированы.

Другим вариантом является локальная настройка гибридной установки с Exchange, и затем вы можете перемещать почтовые ящики обратно локально. Вы можете сохранить их там или экспортировать в файлы PST. На локальном сервере Exchange у вас также есть возможность вести журнал сообщений из Exchange Online обратно в почтовый ящик локально. Очевидно, что эти последние несколько вариантов могут снизить любую рентабельность инвестиций в Exchange Online, так как вам все еще нужно будет поддерживать инфраструктуру.

Перейдите по ссылкам: FAQ по лицензированию Exchange: https://products.office.com/en-us/exchange/microsoft-exchange-licensing-faq-email-for-business

Описание службы Exchange Online: https://technet.microsoft.com/en-us/library/exchange-online-service-description.aspx

Что касается неактивного лицензирования - это было то, что было распространено Microsoft в прошлом году, но они уступили, указав, что пока останутся без лицензии. Насколько мне известно, в последнее время не было ничего о включении платы за неактивные почтовые ящики.

Это довольно запутанно. В справочной статье Microsoft предлагается три способа: удалить бывшего сотрудника

В статье упоминаются два способа «резервного копирования» данных почтового ящика:

Есть два способа сохранить содержимое почтового ящика бывшего сотрудника:

Добавьте адрес электронной почты бывшего сотрудника в вашу версию Outlook 2013 или 2016, а затем экспортируйте данные в файл PST. При необходимости вы можете импортировать данные в другую учетную запись электронной почты. Чтобы узнать, как это сделать, см. Получение доступа и резервное копирование данных бывшего пользователя.

ИЛИ ЖЕ

Перед удалением учетной записи пользователя поместите удержание в суде или удержание на месте в почтовом ящике. Это намного сложнее, чем первый вариант, но стоит сделать, если: ваш корпоративный план включает архивирование и юридическое удержание, судебные разбирательства возможны, и у вас есть технически сильный ИТ-отдел.

После преобразования почтового ящика в «неактивный почтовый ящик» администраторы, сотрудники, отвечающие за соблюдение нормативных требований, или менеджеры записей могут использовать инструменты обнаружения электронных данных на месте в Exchange Online для доступа к содержимому и поиска в нем.

Неактивные почтовые ящики не могут получать электронную почту и не отображаются в общей адресной книге вашей организации или других списках.

Чтобы узнать, как удерживать почтовый ящик, см. Статью TechNet Управление неактивными почтовыми ящиками в Exchange Online.

Тем не менее, я понимаю, что MS отходит от удержаний ediscovery и заменяет их делами ediscovery. Я не уверен точно, как они отличаются, но похоже, что вы можете добиться того же результата с делами.

Затем в статье упоминается преобразование почтового ящика в общий почтовый ящик, что предполагает экономически эффективный вариант.

Переслать письмо бывшего сотрудника другому сотруднику или преобразовать в общий почтовый ящик

На этом этапе вы назначаете адрес электронной почты бывшего сотрудника другому сотруднику или конвертируете почтовый ящик пользователя в созданный вами общий почтовый ящик.

Создание общего почтового ящика - это менее затратный способ, поскольку вам не придется платить за лицензию, если размер почтового ящика меньше 50 ГБ. Более 50 ГБ, и вам нужно будет назначить ему лицензию.

Если вы преобразуете почтовый ящик в общий почтовый ящик, все старые письма также будут доступны. Это может занять много места.

Если вы настроили пересылку электронной почты, текущему сотруднику теперь будут отправляться только новые электронные письма, отправленные бывшему сотруднику.

Переадресация электронной почты требует, чтобы учетная запись бывшего сотрудника имела лицензию.

На самом деле я не видел ничего от Microsoft, которая бы явно говорила, что вы не можете использовать общий почтовый ящик для постоянного архивирования почтового ящика пользователей, но я думаю, что если вы имеете дело с большим количеством пользователей и оборотом, было бы сложнее управлять метод общего почтового ящика.