Как я могу дать хорошую презентацию важным, нетехническим заинтересованным сторонам?

В конце месяца я должен выступить с докладом о программном проекте, над которым я работаю сам, и который в основном решит, получу ли я постоянную работу в компании, которую я временно найму сейчас. Я буду выступать перед президентом нашего департамента и двумя вице-президентами. У президента меньше знаний в области программирования, чем у двух других вице-президентов, и, в конечном счете, это человек, которого я должен впечатлить.

Какие самые важные вещи мне нужно передать в презентации? Мой менеджер уже сказал мне подчеркнуть следующее:

1. Я направляю этот проект в правильном направлении и полностью контролирую все.
2. Я завершаю этот проект по графику.

На каких еще вещах я должен сосредоточиться во время своей презентации, чтобы выглядеть как можно более достойным по найму? Я подумываю о том, чтобы подчеркнуть усилия, которые я прилагаю на уровне разработки, чтобы снизить риск и неопределенность в программном обеспечении (две вещи, которые я считаю очень важными для старших руководителей).

Одна вещь, которая меня особенно беспокоит, - это найти правильный баланс между техническими и нетехническими деталями в презентации. Если я не укажу никаких технических деталей, президент нашего департамента не будет знать обо всех «скрытых» возможностях, которые есть в программном обеспечении, но если я слишком технический, он может потеряться и не понять важные моменты в презентации.

Любые советы будут оценены.

Знай свою аудиторию.

Вы уже победили правило публичных выступлений № 1 - вы оценили техническую компетентность людей, с которыми будете разговаривать, и ваша презентация должна быть соответствующим образом адаптирована. Не беспокойтесь о том, чтобы представить свою презентацию большим количеством техно-искажений и разговоров.

Большой соблазн при столкновении с большими париками - по-настоящему попробовать и удивить их своим впечатляющим словарем технических концепций, теорий и приложений. Идея, конечно, в том, что если вы достаточно озадачили босса , то, конечно, вы должны иметь право на эту работу!

Это даже сработает, возможно, в краткосрочной перспективе, когда вы получите должность, которую вы ищете. Однако президент, несомненно, уйдет со встречи, думая: «Я понятия не имею, о чем говорил этот парень», и вы можете поспорить, что ваша жизнь будет таким, как он у вас, на всю оставшуюся жизнь .

Почему это плохо? В мире бизнеса генеральные директора, президенты и т. Д. Ищут людей, с которыми они могут общаться. Да, важно иметь высококвалифицированных, технически продвинутых фанатов в траншеях, которые могут отлаживать код C, который взаимодействует с пользовательским последовательным портом, но угадайте, что? Им все равно. Все, что их волнует, это то, что вы контролируете их и что они могут вам доверять . Самый верный путь во внутренние круги (продвижение по службе, деньги, слава, добыча) - это эффективное общение с вышестоящими.

Вот совет: сосредоточьтесь на своих достижениях с компанией на сегодняшний день. Не копайтесь в гайках, болтах и ​​электропроводке - у них сверкают глаза, и вы станете для них просто еще одним программистом . Тратьте время на разговоры о вещах, которые они могут понять, и ваши начальники уходят от вас с уверенностью, чтобы сказать: «Я доверяю этому человеку, чтобы он выполнил свою работу».

Одна из самых важных вещей, которую вы должны иметь в виду, это не переоценивать. Представление слишком большого количества информации, особенно когда речь идет о техническом проекте, представляемом нетехническому персоналу, быстро потеряет вашу аудиторию. Постарайтесь сделать так, чтобы каждая тема, которую вы обсуждаете, была важна для «большой картины».

Что касается "общей картины", нетехническое руководство обычно пытается перевести технические обсуждения в терминах стоимости, времени и качества.

Имея это в виду, вы можете упомянуть основные решения, которые вы приняли в проекте, и подчеркнуть преимущества этих решений с точки зрения стоимости, времени и / или качества. Постарайтесь выбрать 3-4 ключевых решения и кратко обсудите эти решения. Если они хотят больше информации, они спросят (будьте готовы ответить!).

Я также настоятельно рекомендую вам заранее подготовить презентацию у нетехнического друга и узнать его мнение. Очень легко думать, что вы не техничны, хотя на самом деле вы все еще используете слишком много жаргона. Чем менее техничен ваш друг, тем лучше. Попробуйте найти кого-то, кто едва может включить компьютер, не говоря уже о программе. Если они могут следовать сути того, что вы говорите, вы в хорошей форме.

Я обнаружил, что большинство технических людей (включая меня) имеют тенденцию быть слишком техническими. Скорее всего, вы будете удивлены, насколько мало технических вещей они могут использовать. Например, если вы собираетесь объяснить, что вы уменьшаете риск и неопределенность, четко дайте понять, что у всех проектов есть риск и неопределенность, а не только у вас, потому что они знают, что это не хлопотно.

Если риск и неопределенность проистекают из нетехнических вопросов, и руководство обеспокоено или, по крайней мере, осведомлено о них, то непременно включите то, что вы сделали.

Кроме того, подчеркните положительное, так как они уберут из вашего тона как минимум столько же, сколько все, что вы говорите. Так что не тратьте много времени на риск и неопределенность. Если вам нужно рассказать об этом позже, чтобы скрыть вещи, которые вы не можете контролировать, возможно, вы захотите рассказать о том, что вам потребуется от других людей для выполнения задачи в срок. Поскольку для большинства проектов другие люди не выполняют своевременно то, что им нужно, это реальная возможность, это снижает вероятность того, что вас обвиняют в этом.

Хотя технические специалисты осознают ключевую важность функций «под капотом», нетехнические люди не будут. Вы, вероятно, не можете сделать больше, чем просто сказать, что у этого проекта есть некоторые технические проблемы, на которые было важно потратить время, такие как foozbars, whatsits и бла-бла, но вы делаете все это и все идет по графику.

Ну, описание вашего проекта очень расплывчато, но я попробую.

Я полагаю, что созданное вами приложение является либо заменой другого приложения, либо инструментом для автоматизации процесса, который был или все еще выполняется вручную.
Проведите анализ случая для различных сценариев, сравнивая рабочий процесс до и после внедрения вашего программного обеспечения. Вещи, которые я хотел бы увидеть:

• показать, как вы упростили очень распространенные сценарии
• показать версии, которые имели недостатки в пользовательском опыте и как вы их улучшили. покажите, как вы реализовали предоставленную вам обратную связь.
• показать некоторые цифры или таблицы, сравнивающие время, производительность, характеристики и т. д. до и после. Вот что я слышу: «Благодаря использованию static noiseи more static noiseмы сократили время, необходимое для выполнения X, на Y% »

Лично меня не волнует, что происходит под капотом, а ваши менеджеры заботятся еще меньше (на самом деле я трачу на это много времени и наслаждаюсь этим, но я знаю, что я не создаю ценность, балуясь с вещами, которые никто когда нибудь увидим). Программный продукт (компонент, библиотека, инфраструктура или приложение) должен быть пригодным для использования (надежным, быстрым, гибким, предсказуемым) и разумно ориентированным на будущее.

Если я вас нанял, я хочу убедиться, что вы цените эти качества. Я хотел бы, чтобы вы объяснили мне, каким образом вы пытаетесь их достичь и почему вы выбрали эти средства. Я хочу видеть, что вы используете хорошие инструменты. Покажите мне статистику трекера проектов. Дайте мне краткий обзор используемых вами методологий разработки, кратко объясните их и их преимущества (для каждой вещи на земле есть причудливый двухслойный вкладыш, который делает его звучащим убедительным). Покажите мне, как приятно работать с вами, как вы сможете реагировать на мои постоянно меняющиеся потребности и как приятно общаться с вами, потому что вы не просто бросаете мне технические детали, но предлагаете решения, которые, конечно, реализованы на техническом уровне, но вы сможете представить их в терминах, которые я понимаю и которые важны для меня.

Подумайте о том, чтобы структурировать preso, как газетную статью: сначала важные вещи (планируйте начинать поздно, и увольняйте пораньше), и расскажите, кто, что, почему, когда, где и как. Мне нравятся одностраничные шаблоны One Minute Manager, они вынуждают меня хорошо все сводить.

Re стиль презентации:

• Сценарий, и практикуйте заранее. Сделайте видео о себе, посмотрите его на следующее утро. Практикуйтесь снова.
• Идите в своем собственном темпе (некоторые люди работают лучше, если они делают паузу и кружат кофе, но можете ли вы представить себе медленного Робина Уильямса?), Но включите некоторые запланированные паузы и повторения для важных моментов. Сроки ... это сложно, это требует практики.
• не, не, не делайте PPT, вы стоите там и читаете. Не делайте PPT, вы могли бы стоять там и читать, потому что тогда это именно то, что вы будете делать. Используйте PPT для отображения графики, чтобы показать только ключевое слово или два. Вы хотите, чтобы они были сосредоточены на вас, а не на пресе. Рекомендация Кавасаки 10/20/30 хороша.
• Тренируйтесь заранее :), чтобы у вас было несколько запасных циклов для зрительного контакта, отслеживания подсказок для адаптации и того, чтобы вы знали, что бросаете, если они начнут сбивать вас с пути.

Re содержание:

• После краткого описания в газете расскажите о требованиях и включите некоторые отложенные требования (вещи, которые вы изучили, но не вписываются в рамки текущих усилий) ... включите в себя некоторые вещи, которые вы сначала рассматривали как требования, но которые вы смогли отбросить, как и вы исследовалась.
• Укажите ключевые риски в бизнес-терминах - им не нужно заботиться о риске, что «данные RDF не будут хорошо разбираться», они заботятся о том, чтобы вы учли риск, что «масштабирование модели данных потребует доработки, если мы получим все более сложные данные клиентов», и что у вас есть ответ на каждый риск: как они узнают, происходит ли событие риска (какова ваша метрика) и что вы уже сделали с этим, что команда сможет с этим поделать, если это произойдет.
• Может случиться так, что риск все еще недостаточно определен, недооценен или катастрофичен и не может быть исправлен, если это произойдет - скажем так. Как далеко вы зайдете в кучу рисков, зависит от предмета (медицинские? Игры?), Так что это область, в которой ваше суждение покажет.

Подтекст: вы работали самостоятельно, и это всегда немного пугало руководство, поэтому убедитесь, что вы включили показатели того, как вы информировали других о прогрессе, как вы узнали изложенные и реальные требования. Руководство считает, что техническая часть утомительна и нуждается в умных людях, но в конечном итоге всегда выполнима ... компании редко преуспевают или терпят неудачу, основываясь на технических навыках, и они это знают, так что не пытайтесь изо всех сил произвести на них впечатление, не попробуй научить их технологиям. Скорее, поразите их тем, насколько хорошо вы исследуете и формулируете проблему, стимулируете обсуждение, сообщаете о своем прогрессе.

Две главные проблемы не требуют ничего технического для направления и своевременности вашего прогресса. Получите обратную связь от других людей, которые были вовлечены. Вы не хотите никаких неожиданных вопросов или проблем во время презентации.

Сосредоточиться на направлении проекта. Им может понадобиться переподготовка о том, что все это значит, или они, возможно, не участвовали ни в каком планировании. Дает примеры того, как вы выполняете это.

Представьте основные этапы проекта и вашу производительность. Укажите любые изменения спецификации, которые могли изменить временную шкалу.

Не избегайте упоминания каких-либо проблем в проекте. Ключ в том, как вы смогли преодолеть их. Это должно дать им представление о вашей способности справляться с будущими проблемами.

Говори медленно. Успокойся. Не забывай дышать.

Хотя вы можете выделить принятые решения, используемые технологии и преодоленные проблемы, высшее руководство, как правило, будет сосредоточено на основных вопросах:

• Реализация этого проекта, таким образом, помогает нам вести бизнес быстрее, лучше и с меньшими затратами ...
• Ориентировочная стоимость этого проекта - X, краткосрочная экономия - Y, а долгосрочная экономия - Z. (Вы можете сойти с рук, если X больше, чем Y, но лучше будет меньше, чем Z)

Некоторые из лучших моментов будут в том случае, если во время работы над проектом вы нашли способы, которые позволили бы повысить экономию или производительность по сравнению с первоначальным дизайном проекта. Мы можем надеяться / предполагать, что проект не будет запущен, если руководство не решит, что они собираются заработать / сэкономить деньги ... если вы повысите итоги, что еще лучше.

Эти виды метрик важны, потому что одна вещь, на которую они смотрят, это стоимость того, чтобы держать вас в курсе, и интересоваться, будет ли выгода от этого увеличивать или уменьшать итоговую сумму.

Правило PowerPoint от 10/20/30 от Гая Кавасаки было бы моим предложением, если вы используете PowerPoint в своей презентации, так как принципы, которые он обрисовывает в общих чертах, довольно хороши, имея всего 10 слайдов, 20 минут и т. Д.

Несколько вещей, которые вы также можете рассмотреть:

Развлекай их. Не будь клоуном, но немного страсти или юмора заставит их уделять больше внимания.

Замедли свою речь и добавь паузы для акцента.

Установите зрительный контакт со всеми в комнате, не только с лицом , принимающим решения, или с боссом, поскольку другие могут влиять и на босса ...

Постарайтесь, чтобы у вас было несколько историй . Расскажите им о забавных вещах, которые произошли с вами во время проекта, или даже о плохих. Заставьте их жить с вами в настроении ...

Резюмируйте , резюмируйте, резюмируйте ... Всегда держите их при себе ...

Хорошая подсказка: подчеркните технические проблемы, с которыми они могут разобраться . Заставьте их почувствовать, что они понимают и техническую часть. Это даст им хорошее чувство ...

Используйте такие утверждения, как Это хороший вопрос, насколько вы можете ...

Вы написали,

«Одна вещь, которая меня особенно беспокоит, - это найти правильный баланс между техническими и нетехническими деталями в презентации».

Гарр Рейнольдс - один из ведущих экспертов по искусству презентации, и в одном из своих постов в блоге за 2005 год (все еще актуальный) он сравнивает стили презентации Стива Джобса и Билла Гейтса. Даже если вы не читаете проницательную статью, вы можете получить подсказку на скриншотах, сравнивающих слайд-шоу Билла и слайд-шоу Стива, относительно того, какая презентация является более убедительной, а какая с большей вероятностью усыпляет аудиторию (подсказка: все точки пули и переделанный стайлинг).

http://presentationzen.blogs.com/presentationzen/2005/11/the_zen_estheti.html

С 2005 года Билл улучшил свой стиль презентации, а Гарр освещает улучшения Билла в своем блоге с 2010 года.

http://www.presentationzen.com/presentationzen/2010/08/the-naked-transformation-of-bill-gates-the-presenter.html