Эффективные методы управления рабочими задачами? (документирование / запоминание / расстановка приоритетов) [закрыто]

Я ищу предложения об эффективных методах, которые я могу использовать для документирования, запоминания и определения приоритетов задач на работе. Многие из этих задач относятся к первичному проекту, но они также существуют для независимых инициатив. Сами задачи охватывают все: от разработки до документирования и обсуждения, с различными приоритетами и сроками от нескольких месяцев до нескольких месяцев.

Исторически я использовал блокнот для отслеживания этих задач, со звездочкой рядом с элементом, указывающим, что это нужно сделать, и галочкой после его завершения. Однако по мере того, как я получаю больше обязанностей и больше вещей для управления:

• становится все труднее убедиться, что я все сделал (потому что некоторые вещи теряются на 5 страниц назад)
• становится труднее вспомнить, что делать дальше
• становится сложнее отслеживать зависимости между задачами

Кто-нибудь нашел методы, которые сделали их задачи проще в управлении? Я рассмотрел возможность добавления метаданных для отслеживания того, что является наиболее важным и зависимостей, или, возможно, переключения на приложение, которое могло бы автоматизировать это (если такая вещь существует). То, что доступно в любом месте, определенно будет плюсом.

Для бумажного решения

Я обычно получаю книгу с эскизами без перфорированных страниц, такую ​​как вы можете найти в Barnes & Noble с прикрепленной лентой, чтобы отметить страницу.

Примечание: я бы поделился ссылкой, но я не смог найти их в их интернет-магазине. Я говорю о книгах в твердом переплете 8 1/2 "X 11".

Я предпочитаю бумагу для повседневной работы, потому что я склонен рисовать множество диаграмм, чтобы описать свои идеи (что трудно сделать с обычными списками программных TODO), и иногда полезно иметь возможность записать материал в книгу.

Для каждого цикла (день / неделя или некоторый другой предпочтительный прирост времени) я выделяю несколько страниц для однострочных задач. Последующие страницы предназначены для подробной информации. Когда я заканчиваю работу, я вычеркиваю задачи в индексе и вырываю страницы, которые больше не нужны (поэтому необходимы перфорированные страницы). Лента используется для обозначения страницы задач, чтобы вы могли быстро открыть книгу там, где вы остановились (я также обычно прикрепляю перо к странице, к которой в данный момент добавляю заметки, если закрываю книгу).

Когда я заканчиваю элементы в деле, я вычеркиваю их и вырываю соответствующие страницы.

Примечание. Требуется немного практики, чтобы привыкнуть изолировать задачи по границам страниц, но мысленно это приводит вас к привычке разделять задачи на конечной границе. Важно развивать эту способность, потому что, если вы не можете сосредоточиться на одной вещи за раз, ваш мозг будет тратить много времени на ненужное переключение контекстов между различными задачами.

Когда начинается следующий цикл, я создаю новую задачу. Я сделаю краткий обзор предыдущих задач, чтобы еще раз оценить, актуальны ли еще недостроенные предметы. Если они есть, я копирую их в новую задачу. Если нет, я нахожу соответствующие страницы и вырываю их (чтобы либо сохранить, либо сохранить в другой книге на потом).

Идея в том, чтобы удалить все, что вам не нужно знать сейчас (в текущем цикле). Сделайте задачу короткой и простой (один вкладыш), но не жертвуйте возможностью вести более подробные записи.

Интересно, если вы подождете неделю или две, чтобы взглянуть на предметы, которые вы вытащили из книги на потом; вы часто обнаружите, что они больше не актуальны (и готовы к мусору).

Если вы не усердны в регулярной обрезке стека, он просто накапливается с течением времени, пока не станет подавляющим. Если вы этого не сделаете, вы можете начать страдать от того, что я люблю называть синдромом « Шлемьель Маляр », когда вы проводите так много времени, перетасовывая остаточные задания, что вы никогда не доберетесь до важных / неотложных дел.

Что касается одновременного управления различными проектами ... Используйте одну книгу для каждого проекта.

Думайте о своем мозге как о компьютере. Если переключение задач было похоже на переключение контекста (не очень дорого, но отвлекает на работу), то переключение проектов было бы похоже на полное переключение кеша (дорого, потому что вам нужно выгрузить всю информацию, которую вы используете в данный момент, и загрузить всю информацию, связанную с другой проект.

Я использую Toodledo для управления своими списками. Вы также можете синхронизировать его с вашим телефоном. Это онлайн, так что вы можете получить к нему доступ в любом месте, где у вас есть смартфон или Интернет.

Для этого процесса я рекомендую прочесть книгу Дэвида Аллена «Как все сделать» . Это поможет вам научиться эффективно и рационально управлять вашими задачами.

Я переключаюсь между блокнотом, на котором записываю вещи, и задаю задачи при использовании Ubuntu. Мне нравится тот факт, что вы можете назначить приоритет, добавить столько заметок к задаче, сколько захотите, и скрыть выполненные задачи.

Давным-давно я читал о разделении задач на 4 категории по двум осям: так что у вас есть важные / не важные; срочно / не срочно.

1. Важно, срочно.
2. Важно, не срочно.
3. Не важно, срочно.
4. Не важно, не срочно.

Проводите большую часть своего времени, занимаясь 1 и 2 занятиями, а остальное позаботится о себе.

Для электронного решения

Мне нравится использовать инструмент разума Freemind (бесплатный открытый код)

Он прост и интуитивен в использовании, а это значит, что я могу месяцами не пользоваться им и при этом помнить сочетания клавиш:

• вставить - добавить ячейку
• удалить - удалить ячейку
• пробел - переключить коллапс / развернуть ячейку
• Ctrl + B - жирный
• Ctrl + X - вырезать ячейку
• Ctrl + V - вставить ячейку
• Ctrl + C - копировать ячейку
• ctrl + K - добавить ссылку
• f1-f8, shift + f1-f8, ctrl + f1-f8 - изменить цвет текста ячейки (я запомнил несколько избранных).

Для первого слоя я делаю их облаками с цветовой кодировкой (ctrl-shift-b, затем меняю цвет облака с помощью правого клика + формат + «цвет облака») для легкой идентификации. Каждое облако является основной категорией. Например, у меня будет один для личного, один для каждого крупного проекта, один для школы и т.д ...

В каждом облаке приоритетным является первый уровень ячеек:

• Сейчас (критические задачи)
• Завтра (критическая задача, которую не нужно решать немедленно)
• Будущее (некритические задачи)
• Концепция (хорошие идеи, которые я могу иногда использовать в перерывах)
• Отложено (задачи, которые откладываются на неопределенный срок, если у меня больше не с чем работать)

Примечание. Как вы можете подозревать, отложенные задачи часто становятся неактуальными в долгосрочной перспективе и могут быть полностью урезаны.

Я предпочитаю мысленную карту по трем причинам, я могу очень быстро перемещаться по иерархии с помощью только клавиатуры, я могу свернуть все, что мне не нужно сейчас видеть, и действительно легко перемещать вещи из одной категории в другую (простое копирование / вставка).

Что бы вы ни делали, не используйте программу, которая использует всплывающие уведомления. В противном случае вы начнете страдать от того, что я называю «твиттер-мозгом», где вы станете настолько приспособленными к тому, что вас постоянно будут прерывать все время, что вы подсознательно начинаете предвидеть это (не позволяя вам действительно войти в ваш обычный «поток»). Если вы делаете уведомление использовать установить интервал вы ожидаете , что не прерывает свою работу (например , каждый день на обеде).

Я вижу так много блогеров и (так называемых) журналистов, которые жалуются, что «Интернет виноват в их дефиците внимания!»; потому что они больше не способны сидеть и читать книгу более 10 минут. То, что они не в состоянии рассмотреть, так это то, что они носят с собой электронные устройства, которые имеют неограниченную способность прерывать их 24/7/365 произвольными объявлениями.

Windows также делает с окнами, которые крадут центр (как уведомления об обновлении вируса). Я понятия не имел, насколько это беспокоило меня, пока я не начал использовать Linux Mint в качестве основной ОС (которая следует строгим правилам пользовательского интерфейса, которые этого не позволяют). Воровать фокус жестоко, это все равно, что иметь офисного работника, который каждые 15 минут стучит вам в плечо, чтобы рассказать вам последнюю шутку Чака Норриса.

/ напыщенная

Примечание: я все еще использую Windows для разработки, но только минимальную установку без антивирусных сканеров / брандмауэров (я блокирую плохие вещи на маршрутизаторе и избегаю подозрительных страниц), чтобы сократить количество программ, которые любят красть фокус.

Обновить:

Я просто взглянул на tasque, потому что никогда не использовал его раньше, и классы расстановки приоритетов удивительно похожи на те, которые я использую (Примечание: я никогда раньше не использовал приложение со списком задач с расстановкой приоритетов). Оказывается, я не очень умный / оригинальный в конце концов :). Я никогда не находил, чтобы произвольные классы с высоким / средним / низким приоритетом работали хорошо, потому что они не привязаны к реальной ценности. Мысленно, класс с высоким приоритетом может легко перейти от «сегодня» к «этой неделе». Мои приоритеты меняются, когда я начинаю откладывать. Используя ценные гравюры из реального мира на камне. Относительность будь проклята.

Мне нравится использовать Google Calender ... но если у вас есть конфиденциальная информация, я не буду публиковать ее там. Пока у вас есть привычка регулярно смотреть на это, это может быть весьма полезным. Наряду с частью календаря вы можете перечислить задачи, которые вам нужно выполнить, и я полагаю, что вы могли бы сделать там довольно приличное расстановка приоритетов, хотя я не использовал эту часть для более чем нескольких задач одновременно ...

Большинство разработчиков большую часть времени работают за столом / компьютером / ноутбуком, поэтому любое приложение, которое позволяет легко вводить заметки, введенные с помощью системы напоминаний (всплывающее окно, текстовое сообщение), должно работать. Если вы работали в отделе продаж мобильных устройств или вам нужно было проверять задачи, не связанные с программированием (Pick up milk), возможно, что-то для смартфона будет лучше. Ссылки на документы и папки с файлами помогают, если у вас есть периферийная документация проекта.

Вы должны использовать это и положиться на это. На работе пользуюсь Outlook. Если кто-то поймает меня в кофейне и у него возникнет проблема / просьба, я попрошу его либо написать мне по электронной почте, либо отправить мне задание (зависит от того, где он занимает должность в фирме).

Я борюсь со встречами, потому что у вас никогда не будет компьютера в конференц-зале. Затем он приносит блокнот, вводит все заметки и делает напоминания, когда я возвращаюсь к компьютеру. К счастью, я могу провести недели без встречи.

Я клянусь, Egcs ' режим орг . Это спасло меня от всех моих рабочих задач и информации. Конечно, вы уже должны купить Emacs.

Я использовал различные методы, иногда множественные (дублированные) методы: специализированные электронные календари и списки задач, блокноты, доски, стикеры и, возможно, другие. У каждого из них были определенные преимущества и недостатки. Недавно я заново открыл для себя личный канбан, и кажется, что он имеет хороший потенциал, сочетая некоторые из лучших аспектов нескольких методов.

По сути, личный канбан использует:

• доска как поверхность, которую вы рассматриваете как организатор. Организация поверхности похожа на метод проекта отставания / спринта, но на личном уровне с чередованием личных задач.
• малярные ленты или линии маркеров, разделяющие поверхность на три столбца (куча задач слева; список активных задач посередине, который учитывает то, что вы разумно ожидаете попытаться и возможно завершить за день; и список выполненных работ справа ).
• заметки, желательно разных цветов для обозначения вида задания. Используйте один цвет для личных задач, другой для технических задач проекта, один для внепроектной работы, такой как совещания или обзоры подразделений, возможно, один цвет для встреч с клиентами; однако «пометка» каждой заметки одного и того же цвета бумаги с помощью цветной маркерной полосы или рамки или любой другой схемы, которая вам нравится, может быть столь же эффективной, как и бумага разного цвета.

Существует множество постов в блогах и видео / веб-трансляций, которые намного лучше объясняют общую мотивацию и механизмы межсетевых взаимодействий, если вы хотите что-то более глубокое. Мне это нравится, потому что оно предлагает что-то физическое, простое в управлении, любой, кто входит в ваш район, может почувствовать, насколько вы заняты или на чем вы сосредоточены в течение дня, и вы можете захватить и развить каждую задачу в той же степени или так мало, как нужно.

Посмотрите ToDoList на Codeproject. У него много приятных функций, он бесплатный и все еще активно развивается.

У меня есть экземпляр JIRA, настроенный на моем собственном VPN (базовая учетная запись linode.com), Atlassian продает его за 10 $ для стартапов (или вы можете использовать любое средство отслеживания ошибок ). Это не инструмент для разметки, поэтому я использую теги, чтобы сохранить зависимости между задачами. Также это позволяет создавать пользовательские типы задач помимо базовых (ошибка / функция). Это позволяет устанавливать приоритеты, сроки выполнения и добавлять метаданные (например, фотографии документов для исправления).

Поэтому мне интересно, почему бы не использовать багтрекер?