Какие методы доступны, чтобы показать коллегам преимущества базы данных + прикладного решения по сравнению с Excel?

Я работаю в компании, где везде есть таблицы Excel. Поскольку мои коллеги не являются программистами, я уверен, что они не предполагали, что может быть лучший / более легкий / более продуктивный способ управления их данными. Естественно, я выступаю за применение своего рода, которое может использовать функции, которые вы найдете в реляционных базах данных и интерактивных интерфейсах, с учетом потребностей различных рабочих процессов, в настоящее время распределенных по разнородным таблицам.

Проблема, с которой я столкнулся, заключается в том, что я пытался объяснить достоинства таких систем различным сторонам, но, несмотря на то, что я действительно пишу их с нуля, мне трудно их убедить, или даже просто выставить их более зеленой траве. Люди в целом понимают Excel (даже если они не являются опытными пользователями), но, возможно, становятся нечеткими, когда появляется слово «база данных» или вы начинаете говорить о «коде».

Кто-нибудь может предложить метод, свидетельствующий о том, как рабочий процесс был улучшен путем перехода от электронных таблиц к реальному приложению?

Когда люди управляют данными, есть три принципиально разных способа повысить ценность:

1. Вычислительный
2. Хранение и поиск
3. Пересылка и обмен.

Для вычислений на уровне простой арифметики вы не можете превзойти Excel. Даже если вы опытный программист, вы можете создать электронную таблицу за долю времени, которое потребуется для написания и отладки компьютерной программы. Вы даже можете группировать данные в таблицы и использовать функции поиска, чтобы получить некоторые преимущества, которые вы получаете с запросами. Сводная таблица и графические функции упрощают и упрощают обобщение данных.

Для хранения и поиска на уровне файлов / документов Excel так же полезен, как MS Word или MS Access. Для доступа на уровне запросов SQL MS Access работает намного лучше, чем Excel, хотя Access сильно ограничен, так как вы узнаете, сравнивали ли вы когда-либо Access с СУБД промышленного уровня.

Excel для обмена данными чрезвычайно примитивен. На этом этапе большинство магазинов, которые принимают Excel по причине заражения. Ваш вопрос говорит о том, что это так в вашем магазине.

Существует несколько проблем при внедрении баз данных в месте, которое не готово для баз данных. Один политический. Люди, которые шутят над своими электронными таблицами, могут распознать общесистемную проблему, но они чрезвычайно довольны тем, как они контролируют свой маленький кусочек данных. Вы можете ожидать сопротивления, если попытаетесь заменить централизованное управление и контроль децентрализованным решением, которое у вас есть сейчас. Часть этого сопротивления оправдана.

Еще одна стоимость баз данных. Как уже говорилось в другом ответе, недостатки базы данных могут перевешивать преимущества.

Другой - доверие к базам данных. Люди, которые помещают данные в базы данных, обычно делают это, потому что это их работа или, возможно, что-то для себя, например, размещение заказа на веб-сайте. Они делают это не из духа сообщества. По крайней мере, не очень. Без хороших входных данных база данных никогда не завоевывает доверие.

Решением, над которым я сейчас работаю на сайте, где электронные таблицы только начинают завоевывать популярность, является создание базы данных прототипов в MS Access. В этом есть явный недостаток: люди могут узнать что-то неправильное о базах данных, что им придется отучиться на более поздней стадии эволюции. Я также считаю, что функции доступа в Access крайне отсутствуют. и если вы думаете о параллельных пользователях, вы должны думать не только о Access, хотя Access в этом отношении продвигается.

В Access мне нравятся три вещи: это просто, быстро и дешево производить примитивные прототипы. Кривая обучения практически отсутствует, особенно если вы уже разбираетесь в анализе данных и составлении таблиц.

Во-вторых, он менее пугающий, чем большая централизованная СУБД. Когда пользователям показывают, как открыть таблицу доступа в табличном представлении, просто нажав на нее, они теряют страх перед таблицами. А тот факт, что в одном файле хранятся данные, определения данных и приложение, упрощает работу для людей, которые не думают с точки зрения систем.

В-третьих, он хорошо работает с Excel и Word. Копировать таблицу или запрос в электронную таблицу Excel так же просто, как нажать на кнопку.

Прежде чем я смог добраться до этой точки, мне пришлось преодолеть несколько снобизм, который я имел в отношении Access. Это не SQL Server или Oracle. Но у этого есть его использование, пока вы понимаете ограничения

Сказав все это, вы все равно столкнетесь с грандиозной задачей, когда придет время перевести свой магазин из множества небольших баз данных Access в единую крупномасштабную интегрированную базу данных с профессиональным управлением и общими ресурсами.

Я хотел бы добавить некоторые идеи / мысли в хороший ответ @ WalterMitty.

Он прав в том, что это действительно зависит от назначения файлов Excel. Однако я хотел бы добавить, что если они содержат сложные правила и данные, вы можете подумать об использовании мощных механизмов правил. Механизмы правил, такие как Drools , OpenRules или OpenL Tablets, позволяют использовать файлы Excel для хранения бизнес-правил и (по крайней мере, для знакомых мне Drools) обновлять эти правила на лету.

Для деловых людей это отличный способ сохранить контроль над своим ... бизнесом и должным образом отделить бизнес от данных, которые являются вашей работой или, по крайней мере, работой ИТ-отдела. Я думаю, что деловые люди согласятся, что хранение, обслуживание и резервное копирование должны быть сняты с их плеч. Вы должны немного напугать их резервной частью:

• Что произойдет, если жесткий диск парня внезапно умрет?
• Что произойдет, если файл будет поврежден, удален или случайно сброшен?
• Если мы перейдем в Excel 2013 из Excel 2007, все будет хорошо?

Теперь, если вы пойдете по этому пути, подумайте также о том, что если вы добавите базы данных, ваша работа будет поддерживать их здоровье и целостность. То есть вы должны найти способ или подготовить свою ИТ-инфраструктуру для хранения резервных копий данных. Хотя Microsoft Access и не такой сложный, как базы данных Oracle или IBM, он может создавать резервные копии (хотя я не уверен, что это можно автоматизировать).

И последнее, но не менее важное: если они это примут, не забудьте, что вам понадобится кто-то, кто проанализирует бизнес-данные, создаст базу данных, подготовит план миграции, позволит деловым людям представлять планы развития и т. Д. В зависимости от объема данных, это может быть ИТ-проект определенного размера, и вы, скорее всего, будете отвечать за него . Готовься! :-)

Когда вы пытаетесь убедить людей в преимуществах использования другой системы, вам следует избегать попытки убедить их.

Я знаю, это звучит очень странно.

Но я имею в виду следующее:

Людям нравится использовать нынешнюю систему. Это работает для них. Он прост в использовании и быстро вносит изменения. Чтобы убедить людей использовать другую систему, относитесь к ним как к взрослым:

Выложите плюсы и минусы Excel и подхода к базе данных. Объясните краткосрочные и долгосрочные последствия каждого. Если вы можете упомянуть все преимущества ОБА и все же убедить людей измениться, то вы сделали достаточно убедительный аргумент. Ключ состоит в том, чтобы позволить ИМ принять решение о том, что подход к базе данных лучше базируется на фактах и ​​концепциях, которые вы представили.

У нас была проблема с разными листами Excel с разными целями, но с одинаковыми контактами. Затем, когда контакт изменил свой адрес, было бы трудно синхронизировать все Excel, и хотя его адрес был изменен в листе Excel 1, он все равно получал почту, потому что лист Excel 2 не обновлялся.

Мы решили это с центральной базой данных клиентов.

Я работал в организации, которая имела электронные таблицы повсюду, в основном потому, что ИТ-ресурсы были безнадежно перегружены. Они бы перенесли это в приложение, если бы это было возможно - это просто невозможно.

Одна из вещей, которые я сделал после того, как покинул эту организацию, - это создание инструмента для создания программ обслуживания таблиц C # / SQL Server из электронных таблиц Excel. Предполагается, что заголовок столбца является именем столбца для целей построения таблицы и маркировки полей. Однако это грубый инструмент. В итоге все привыкло к вещам, не имеющим ничего общего с Excel.

Проблемы у нас разбились на несколько категорий:

• Валидация: когда правила валидации сложны, люди должны держать процедуры в голове. Можно разработать электронную таблицу с заявлениями «если» повсюду, если люди понимают, как они работают.

• Совместное использование: как указано в другом месте, если один человек имеет электронную сетевую папку, открытую для чтения / записи, другие пользователи могут только читать. Мы были не в том месте, где мы могли открыть электронную таблицу в режиме совместной работы. Это было еще одна вещь, с которой ИТ-специалисты не могли справиться в то время.

• Согласованность схемы: в ситуации, в которой я находился, у нас была электронная таблица для каждого состояния: формат был общим, но состояние по данным состояния перемещалось в отдельных файлах. Если кто-то творчески использовал колонку, то каждый должен был согласиться с этим, что не всегда было гарантировано.

Электронные таблицы всегда находились в общем сетевом ресурсе, и сервер каждую ночь выполнял резервное копирование, поэтому ничего из этого не было проблемой. Была также определенная вероятность того, что один из них был случайно отправлен по электронной почте в пункт назначения, где он не принадлежал. В то время как вероятность реального вреда в этом случае была незначительной, организация была той, где «подавать пример» было критически важно для ее достоверности. Такой беспорядок был бы смущающим.

Я увидел объявление в Craigslist, где кому-то был нужен "Excel Guru". Я передал это другу, который находился между рабочими местами, и он обнаружил, что в компании действует система оценки строительных контрактов, действующая на участках по всему штату. Кто-то здесь произвольно подправил систему, чтобы «заставить ее работать больше в своем стиле». Каким бы ни был этот стиль, он нанес большой урон. Он потратил несколько дней, чтобы починить его. Едва он сдал свою работу и получил зарплату, они перезвонили ему, чтобы починить другого в другом городе. Та же самая история: кто-то произвольно «исправил» это, чтобы сделать то, что он хотел. Этот был еще хуже.

Сложные системы, подобные этой, должны быть вне досягаемости специальной настройки.