Решение сложных или неожиданных технических вопросов на собраниях [закрыто]

В зависимости от проекта, над которым я работаю, может потребоваться посещение большего количества встреч с внутренними заинтересованными сторонами или техническим руководством в клиентских компаниях.

В ходе этих встреч неизбежно возникнет несколько вопросов, которые либо:

• У вас нет ответа на.
• Вы не задумывались по той или иной причине.
• Вы считаете, что не относитесь к делу или полностью выходите за рамки текущей встречи.

В каждом случае, как вы отвечаете на эти вопросы? Какие-нибудь советы или хитрости относительно того, как оставаться авторитетным, оставаясь при этом честным?

а) Я выясню, какой ответ на этот вопрос от человека, ответственного за эту область проекта, и свяжусь с вами в течение следующих двух дней

б) Это хороший момент, спасибо, что подняли его. Я не думал об этом аспекте, но сделаю и свяжусь с вами в течение следующих двух дней

в) Что вы на самом деле имеете в виду, так как это не соответствует моему пониманию проекта.

Конечно, только примеры, но если вы прочитаете смысл этих слов, они все о том, как управлять своими ожиданиями и дать им почувствовать себя частью процесса. Также известен как напористый.

Вы упомянули три типа вопросов:

а) вы не знаете ответ на вопрос: Скажите им, что я не знаю ответ, но вы найдете ответ. Затем запишите их вопрос / проблему и быстро вернитесь к ним.

б) вы не задумывались по той или иной причине: скажите им, что это интересная идея. Затем запишите это и проследите быстро.

в) вы считаете, что вы не относитесь к делу или полностью выходите за рамки текущей встречи: этот ответ более сложный. Если это не имеет отношения ко всему проекту, попробуйте мягко сказать им, что это не связано. Но делайте это осторожно, потому что вы не знаете, почему они это поднимают. Если это связано с проектом, но не связано со встречей; скажите им, что передадите его нужному человеку. Затем запишите это, и проследите быстро.

По мере того, как вы набираетесь опыта в проекте, проблемы смущения уйдут. По мере того, как вы будете получать больше опыта на работе, вы будете лучше справляться с этими вопросами.

Это случается со всеми время от времени, независимо от того, насколько опытным или подготовленным. Честность - лучшая политика в таких ситуациях, что означает признание того, что у вас нет ответов. В долгосрочной перспективе вы будете намного более авторитетны, чем пытаетесь обмануть себя.

Конкретные вопросы:

(а) Если вы не знаете ответа, вместо того, чтобы просто пожать плечами, важно убедить людей, что вы понимаете, о чем они спрашивают, и что вы можете уйти и узнать. Возможно, вы захотите предоставить график и некоторое представление о проделанной работе, если это может потребовать тяжелой работы.

(б) Если ты не думаешь об этом, опять же, все в порядке. То же, что и выше, просто дайте им знать и вернитесь к ним.

(c) Если вы считаете, что вопросы не имеют отношения к делу, вы должны, как правило, тактично говорить, почему это так; вполне возможно, что они не понимали, что это не имеет значения. Если вы работаете с профессионалами, они сочтут это неуместным, если вы предоставите доказательства / аргументацию, и, посоветовавшись с ними, вы, в конце концов, можете обнаружить, что это важно.

Вышеуказанные предложения, безусловно, отличные и хорошо работают в большинстве случаев. Как и другие респонденты указали, что это обязательно произойдет, особенно если вы представляете идеи умным людям и ищете их критику или обратную связь (например, пытаетесь найти финансирование для стартапа).

Однако вы отвечаете, что хотите достичь нескольких вещей:

• Сохраняйте кредитоспособность и авторитет для вашей темы / клиентов (это также означает, что вы не должны выдумывать или выдумывать вещи, в которых вы действительно не знаете, в которых не уверены)
• Признать их ответ (чтобы они чувствовали себя услышанными и понятыми)
• Держите презентацию / встречу на ходу

Хотя предложения определенно полезны, отличный шаблон дизайна для этих вопросов работает следующим образом:

1. Переформулируйте вопрос и убедитесь, что вы понимаете, о чем они спрашивают и почему (поскольку иногда это не очевидно, и вы хотите убедиться, что вы решаете их основную причину). Например, «Почему вы используете [вставьте сюда технологию] вместо [вставьте сюда технологию, которую вы, возможно, еще не видели]?» с этим вопросом было бы хорошо ответить на вопрос (или серию вопросов) о том, почему они его задали и имели ли они опыт работы с различными технологиями, или отношения с поставщиками и т. д. Убедитесь, что вы понимаете, к чему они стремятся и почему (так как они действительно могут что-то испытать или просто слышать об этом, и т. д. - и вам нужно относиться к каждой ситуации по-разному).
2. Признайте «спрашивающий» и задайте вопрос неконфронтационным образом - то есть «Это большой вопрос ....» или «Это интересная перспектива .....»
3. Определите, как вы планируете следить за "... позвольте мне ответить вам об этом по электронной почте" (а) или "... это определенно тема для дальнейшего рассмотрения, но давайте представим это сейчас и, возможно, вы и Я могу обсудить это в автономном режиме. " (б) или «... это хороший момент, но поскольку целью встречи является {вставьте здесь}, давайте двигаться прямо сейчас, но мы можем вернуться к этому, если позволит время».

Вообще понимая «почему», они что-то спрашивают, помогут вам выбрать лучшее продолжение и убедиться, что они чувствуют, что их услышали и поняли.

• Никогда не импровизируйте и не выдумывайте факты, которые вы не знаете или не готовы предоставить. Вопросы, на которые вы не можете ответить, попросите вернуться после проверки.
• Если что-то выходит за рамки текущей дискуссии, скажите об этом и предложите обсудить это с этим человеком после встречи.
• Всегда приглашайте людей присылать вопросы до встречи, давая вам возможность подготовить ответы. Если вы организуете собрание, убедитесь, что у вас есть повестка дня, которую вы отправляете заранее (может быть всего несколько строк, если в ней указано, о чем идет речь).
• Если вы не организуете собрание, попросите организатора предоставить вам повестку дня, если она не опубликована.

По моему опыту, одной из наиболее распространенных причин дискуссий или вопросов, которые вы не готовы, являются встречи без повестки дня. Всегда требовать встречи, иметь четкую повестку дня. Если на собрании предполагается принять решение по чему-либо, это должно быть четко указано в повестке дня, и это должно быть отражено (и подтверждено) в протоколах или записках, разосланных после собрания.

Если люди настаивают на созыве собраний без повестки дня, обсудите это с ними и предположите, что с ним будет гораздо эффективнее. Если это не сработает, обсудите это с вашим боссом, мотивируя это тем, что ваше время неэффективно теряется. Если вы чувствуете, что можете сойти с рук (не испытывая много дурной воли), не стесняйтесь начинать отказываться от встреч без повестки дня. Мне приходилось прибегать к этому несколько раз, когда все вышло из-под контроля.

Я не видел, чтобы это упоминалось, но худшее, что вы можете сделать, это попытаться сделать это. Всегда честно ответить:

а) вы не знаете ответ на
Ответ: «Не знаю, но я узнаю»

б) вы не задумывались по тем или иным причинам
Ответ: «Тема никогда не поднималась. Я проведу некоторое исследование и вернусь к вам»

c) вы считаете, что вы не относитесь к делу или полностью выходите за рамки текущей встречи
Ответ: «Мы должны обсудить это на другой встрече»