Как вы держите электронные письма короткими, но полными? [закрыто]

Я странный разработчик, который любит писать и объяснять - электронные письма, спецификации, вы называете это. Мне нравится помогать людям глубоко понимать вещи. Я ненавижу общение в пинг-понге, когда группы просматривают 30 или 40 электронных писем, телефонных звонков и собраний, потому что 25% группы неправильно поняли предыдущее заштрихованное электронное письмо, в котором писатель только наполовину объяснил свою позицию, или спешил и неправильно написал критическое слово или опущены минус или два.

Эта черта отлично подходит для документации, но мои электронные письма длинные, поэтому люди просто не читают их. Пара стратегий, которые я использовал, заключается в форматировании длинных электронных писем в виде вложенных документов Word, чтобы побудить людей просматривать их в качестве документации (иногда это работает на удивление хорошо), или в попытках использовать большее количество пунктов вместо свободных абзацев. Эти стратегии увеличивают читательскую аудиторию, но содержание по-прежнему долго.

Конечно, я хочу кричать и кричать, что сложные технические темы требуют много объяснений и разъяснений, но это никому не помогает. Очевидно, что есть компромиссы, которые могут быть сделаны, но мне трудно оправдать заявления, которые не ясны или которые приведут к миллиону вопросов, недопониманию или добавлению «условий и положений» позже.

Как вы делаете ваши сообщения короткими, но полными?

Управляющее резюме:

Поместите важные факты вверху, затем разверните ниже.

Детали:

Когда я получаю длинную техническую электронную почту, которая, как я боюсь, потеряет половину аудитории, я прилагаю усилия, чтобы поместить короткое, точное «исполнительное резюме» вверху и включить полные технические детали ниже. Выборочное использование жирного шрифта или подчеркивания также помогает.

Сосредоточьтесь на том, что вы пытаетесь общаться. Помогает ли каждое слово, которое вы использовали, донести ваше сообщение?

Старайтесь избегать прилагательных . Избегайте разглагольствования или чрезмерного объяснения. Используйте самую краткую фразу из возможных - не пытайтесь звучать впечатляюще, используя длинные слова и сложные фразы, где существует более простой вариант. Избегайте бодрых слов

Прочитайте « На письме » Стивена Кинга.

Я использую меньше слов, которые, кажется, делают работу довольно хорошо.

серьезно, хотя ...

Старайтесь объяснять только те вещи, которые имеют отношение к делу, например, «загрузить файл», вместо того, чтобы вдаваться в подробности о том, КАК вы загружаете файл и проверяете ошибки при этом, и т. Д. И т. Д.

• Везде, где вы можете, используйте ссылку на существующую ссылку, когда требуется длинное объяснение, вместо того, чтобы включать полное объяснение в электронное письмо.
• Подумайте о том, что получатель хочет сделать с информацией, и дайте им достаточно, чтобы сделать это. Большинство нехакеров не хотят знать больше, чем нужно для выполнения своей задачи, и любой, кто нуждается в большем, спросит вас.
• Как правило, когда речь идет о нехакерах, любая электронная почта длиной более одной печатной страницы (около 600 слов) является слишком длинной. Либо сократите словоблудие, либо добавьте большую его часть к ссылке, на которую вы можете сослаться, или к документу, который вы можете прикрепить. Например, 2000 слов документации должны стать руководством, на которое вы ссылаетесь или прикрепляете к письму. Это упрощает обновление документации и контроль над ней!

Прочитайте Strunk & White's Элементы стиля

Я цитирую: «Энергичное написание является лаконичным. Предложение не должно содержать лишних слов, абзац не должно содержать лишних предложений, по той же причине, что на чертеже не должно быть лишних строк, а на машине нет лишних частей. Для этого не нужно, чтобы писатель делал все его предложения коротки, или что он избегает всех деталей и рассматривает свои предметы только в общих чертах, но это говорит каждое слово ".

Моя любимая строчка "Опускай ненужные слова".

Напишите краткое сообщение, и, по вашему мнению, людям могут понадобиться подробности, предоставьте гиперссылки на внешние вики-страницы из Википедии, eHow или даже страницы, написанные вами.