Какую систему управления временем вы используете?

Системные и сетевые администраторы обычно очень занятые люди. Жонглирование проектами, собраниями, билетами в службу поддержки и устными просьбами людей в коридорах может создать настоящий беспорядок. В прошлом мы обсуждали некоторые системы отслеживания запросов , но какие другие методы или инструменты вы используете, чтобы управлять своим временем, чтобы быть более эффективным?

В книге Томаса Лимончелли « Управление временем для системных администраторов» есть несколько замечательных идей, но что работает и не работает для вас в реальном мире?

Getting Things Done .

Хорошее использование системы билетов.

Хорошее использование всесторонней документации (вики) по конфигурации системы, сети и т. Д., Которая всегда актуальна (поэтому мне никогда не придется ничего исследовать)

-Адам

Интерфейс командной строки Todo.txt (CLI) - кроссплатформенный, устойчивый к будущим, работает через SSH. Что еще тебе надо?

Я использую систему Getting Things Done , упомянутую выше. Я также нашел, что Управление временем для системных администраторов (также упомянутое выше) очень ценно.

Что мне больше всего понравилось в GTD, так это то, насколько агностично это было в отношении вашей «системы». Это может быть бумага, электронное, что угодно. Пока это работает, кого это волнует?

Я начал использовать учетные карточки, скрепленные зажимом для бумаг, который я носил повсюду Каждая учетная карточка представляла собой отдельный контекст GTD. Это, вероятно, то, что держало меня ближе всего к принципам GTD. После этого я некоторое время использовал OmniFocus, даже участвовал в публичной бета-версии и получил действительно дешевую копию. Но я нашел это слишком чертовски сложным. (и я только что открыл его на прошлой неделе и закрыл снова почти так же быстро, просто из страха!) Плюс мне не нравится, что они берут 25 долларов за версию для iPhone, как будто 70 долларов за OmniFocus уже не возмутительно. После этого я использовал простой текстовый файл, который я держал открытым в vim весь день. Возможно, моя лучшая система на данный момент, но она не была очень портативной. Поэтому я переместил текстовый файл в вики и планировал использовать расширение в Firefox, чтобы позволить мне открыть его в vim,

Сейчас я использую Things for Mac . Все идет нормально. Это очень просто. Вероятно, его лучшая особенность - это категория «Сегодня», в которую вы помещаете вещи, которые хотите сделать сегодня. Это не очень GTD, но это работает для меня. Самая большая проблема с Things заключается в том, что слишком легко потерять отслеживание задач. Это перечислено под следующим? Запланированное? Когда - нибудь? Проекты? Почему следующие действия в проектах не отображаются в зонах ответственности? Есть много недостатков, и я хотел бы иметь возможность создавать свои собственные пользовательские представления, как в OmniFocus. Но, несмотря на это, я купил лицензию и, вероятно, скоро куплю версию iPod touch. Это не идеально, но это помогает мне оставаться организованным, и это единственное, что действительно имеет значение.

Если вы не состоите из одного человека, обязательно иметь поддержку Rota. Преимущества возможности переадресовывать вопросы поддержки на кого-то еще на неделю нельзя недооценивать; это позволяет вам погрузиться в среднесрочные и долгосрочные вещи, которые в противном случае продолжают откладываться.

С точки зрения управления временем / задачами у меня есть 3 списка:

• @desk : это то, что мне нужно для действий;
• @waiting : вещи, которые я жду от кого-то другого;
• @somestage : вещи дождливого дня, которые было бы неплохо исправить / получить, когда бы ни было свободное время.

Список @desk далее отсортирован по срокам, с более срочными вещами наверху.

Кроме того, список @somestage удивительно катарсичен; хорошо, что есть где-то, чтобы записать материал, который действительно, действительно доставляет вам неприятности, но вы не можете оправдать тратить время на исправление прямо сейчас, так как это не влияет на обслуживание.

Пара общих советов с точки зрения рабочих привычек, которые, хотя и не связаны непосредственно с управлением временем, вероятно, сэкономят ваше время в долгосрочной перспективе:

1. Никогда не оставляйте вещи наполовину исправленными. Если что-то сломалось, и вы установили временное исправление, получите исправление в первом доступном окне. В противном случае хак будет оставаться достаточно долго, чтобы попасть в ваш список @somestage.
2. Всякий раз, когда вы вносите изменения, всегда следите за тем, чтобы это отражалось в вашей документации. Как только документ не отражает производственную среду, он становится хуже, чем бесполезным, и это вызовет у вас хлопоты позже.

Мы используем программное обеспечение под названием AdvenNet ManageEngine для всего отдела ИТ. Это отличный инструмент для отправки и отслеживания билетов, активов и базы знаний.

Когда пользователь останавливает меня в зале, я честно говорю им, что забуду к тому времени, когда вернусь к своему столу, поэтому, пожалуйста, отправьте билет. Эти билеты могут отслеживать прогресс, время и т. Д., И пользователи могут проверить их в любое время.

Проверьте это, это отличный инструмент.

Лично я использую комбинацию системы тикетов ( Request Tracker ) и моего календаря Outlook. Я работаю из системы заявок на билеты типа «исправь их сейчас», но для более крупных проблем, для которых требуется несколько периодов работы, я планирую их в своем календаре перспективы. Я просто перетаскиваю вкладку или адресную строку и помещаю ее в календарь. Я оставляю напоминания установленными, чтобы напомнить мне за 0 минут до наступления срока, чтобы я знал, когда переключать задачи. Если что-то прерывает меня (и часто), или если задача требует больше времени, я просто перетаскиваю свои задачи в календарь соответственно.

Мне нравится идея, что один человек обрабатывает прерывания, в то время как у другого есть «крепость одиночества», чтобы сосредоточиться на важных, но не насущных вопросах. Затем переключение позиций позже в тот же день. К сожалению, большую часть времени я выступаю одним человеком, и у меня нет дверей в моем офисе, поэтому я получаю много и много информации.

Я использую свой собственный гибрид GTD (см. Ответ Адама ) и Linenbergers "Total Workday Control" ( см. Ниже ).

ИМХО, ключи:
1- Признать, что вы не можете контролировать время, вы можете только контролировать задачи. Самая большая ценность любой системы - определить, что лучше делать дальше.

2- Единое место для сбора всех заданий, проектов, следующих действий. Я использую задачи Outlook с коннекторами для ToodleDo на моем iPhone.

3- Регулярный обзор задач, проектов, следующих действий и т. Д. Я делаю это еженедельно.

4- Дисциплина. Дисциплина, чтобы использовать систему, чтобы найти следующую задачу, дисциплина, чтобы поместить все в систему, и дисциплина, чтобы минимизировать прерывания и отвлечения (как ServerFault!).

Обратите внимание на TWC. Я не связывался, потому что версия, которую я использую, больше не актуальна. Я прочитал версию 1 его книги «Полный контроль рабочего дня с использованием Microsoft Outlook». Он обновил его (версия 2) до «Manage Your Now», чего я не понял.

Я использую Помните Молоко . Это может привязать к Outlook. Он имеет 3 уровня приоритета, может быть связан с другими людьми, позволяет использовать вкладки для группировки элементов и позволяет использовать теги. Если у вас Blackberry или другое мобильное устройство, есть клиенты, которые будут синхронизировать RTM и список ваших задач. Так что, если у вас есть эта прихожая в коридоре, и появляется задание, вы можете ввести его в свой телефон. Затем он появляется в вашем почтовом ящике при следующем посещении веб-сайта (я склонен показывать его на моем экране). И вы можете делать повторяющиеся задачи и т. Д.

Зайдите в Менеджер-Инструменты и найдите их подкасты в Управлении календарем. Вы не можете управлять временем, оно плохо реагирует на попытки ускорить или замедлить его, и на самом деле в этом дне только очень много часов.

Я использую систему тикетов как для исправления, так и для задач на основе проектов. Для повторяющихся и промежуточных задач я использую Outlook.

Сбор данных: вам нужен способ сбора запросов, идей, требований и т. Д., Когда вы не находитесь за рабочим столом. Я вышел и взял ноутбук MoleSkin, около 4 "х6" и черный, так что он выглядит достаточно хорошо, чтобы попасть в зал заседаний. Я печатаю календарь Outlook каждый понедельник, складываю его так, чтобы он уместился, и вставляю его на страницу, где я нахожусь. в течение недели обновлю бумажную копию и Outlook.

Если вы работаете на Mac, OmniFocus отлично справляется с управлением кучей проектов и задач, связанных с этими задачами. Он довольно прост в использовании и реализует некоторые принципы Getting Things Done , но не принуждает вас к этому.

Хотя я попробовал метод Total Workday Control, упомянутый в другом месте, я так и не смог заставить его хорошо работать с моим рабочим процессом. Мне ОЧЕНЬ повезло больше (и я настоятельно рекомендую) « Верни свою жизнь » Салли МакГи, которая в основном берет принципы Дэвида Аллена « Как все сделано» и применяет их специально к Outlook (где я провожу большую часть своего дня). Хотя в настоящее время я упал с повозки, это единственный раз, когда у меня был почтовый ящик с НУЛЕВЫМИ предметами (и он сохранялся таким же образом в течение нескольких месяцев). НАСТОЯТЕЛЬНО рекомендую (и ... сделать пометку, чтобы перечитать книгу сам :).