Безбумажный (или менее чем раньше) офис - Какие инструменты вы используете? [закрыто]

Какие инструменты успешно используются вашим бизнесом для облегчения бумажной работы? В частности, я спрашиваю в отношении 25-100 человек SMB. Используете ли вы специальные инструменты одноразового доступа? Вы успешно используете Infopath? Вы интегрировали стандартные формы в страницы HTML / PHP / RoR в своей интрасети?

Что работает; что нет?

Преимущества бумаги:

1. Он масштабируется до размера вашего стола.
2. Это легко читать (не мерцает).
3. Легко транспортировать, не требуя батарей / электричества для работы

Поэтому, чтобы сделать ваш офис более безбумажным, вам нужно предоставить лучший способ:

1. Настройка нескольких мониторов
2. ЖК-дисплей хорошего качества
3. Не требуйте, чтобы люди двигали или предоставляли множество методов отображения (например, встречи).

Поскольку с электрическими документами очень легко работать, люди постепенно не будут печатать, потому что это им не выгодно. Лучший способ заставить людей делать что-то - это сделать альтернативу (ваш выбор) менее трудной, чем то, что они делают сейчас.

Это на самом деле не ответ на вопрос, как задано, а долгосрочное наблюдение. В течение нескольких лет (почти столько же, сколько мечта о безбумажном офисе) я заметил, что чем сложнее компания пытается создать ту мифическую вещь, которую мы называем безбумажным офисом, тем больше вероятность того, что ее использование бумаги возрастет. Каждый раз, когда кто-то создает электронную альтернативу бумаге, я вижу, что конечные пользователи все равно распечатывают ее.

Например, наша сетевая факс-система отправляет полученные факсы в виде электронных писем соответствующему лицу. Каждый из этих факсов затем распечатывается перед прочтением. Пользователи говорят, что им не нравится читать их на экране.

Гораздо более успешным, чем попытка достичь цели, которую я твердо считаю недостижимой, является утилизация бумаги. Другими словами, просто примите, что бумага является частью процесса, и утилизируйте как можно больше.

К сожалению, я еще не распечатал свою компанию, но это не значит, что я не изучал этот вопрос.

«бумажные рабочие нагрузки» довольно общие.

все сводится к тому, «существует ли электронная система или системы в тандеме, которые удовлетворят потребности любого отдела и того, кто взаимодействует с этим отделом».

Когда я только начинал здесь, у нас не было системы IT-тикетов, поэтому я настроил ее, что остановило (большинство) людей, пишущих посты на моем столе и мониторе. :П

Я не обученный бизнес-аналитик, но при разработке процессов здесь все сводится к тому, есть ли у вас конкретный процесс для типов запросов в вашем отделе?

и под конкретным, я имею в виду блок-схемы. да, не съеживайтесь, они потрясающие.

пока вы не скажете: «Если я получу запрос на X-тип вещей, если я думаю, что это хорошая идея, кому я могу пойти на утверждение, с какой информацией или, альтернативно, каков официальный процесс отклонения X-типа».

Если у вас нет блок-схемы того, как работает система, как вы можете построить вокруг нее электронную систему?

НО

если у вас это есть, то пакет, на который я смотрел, который выглядит ОЧЕНЬ интересным, это http://phpformgen.sourceforge.net/, он выглядит достаточно гибким для обработки необходимой информации в любом формате.

будь то отправка по электронной почте, обновление записи в базе данных или запись в файл вывода.

Все остальные исследования, которые я обнаружил, привели меня к запатентованным инструментам, которые выглядели вместе относительно небольшими компаниями, ни одна из которых не выглядела так здорово, и большинство из них работали вокруг ASP и выглядели относительно неподдерживаемыми.

edit: также, единственное, что phpformgen не делает, это аутентификация. но как только форма сгенерирована, если вы знаете, что делаете с PHP и LDAP, я уверен, что она может быть реализована.

У нас есть цифровая доска. Проектор проецируется на доску, и когда вы пишете на нем специальными перьями (есть четыре разных цвета), он фактически рисует его на ПК и проецирует на доску, как если бы он действительно писал на нем.

Если у вас есть хороший проектор, он великолепен, и вы действительно можете использовать его с огромным сенсорным экраном во время презентаций (он действительно впечатляет людей). В конце сеанса просто сохраните доску в растровое изображение или SVG и начните снова. Нет более распространенного мозгового штурма на бумаге и никакой двойной обработки, набирающей заметки на доске.

Для своих заметок я использую Evernote - я сканировал визитки и счета, а также храню все свои заметки. так как он имеет синхронизацию в режиме онлайн, я могу получить доступ ко всем моим «бумажным» заметкам со всех моих машин, а также с любого другого устройства с веб-доступом.

Когда мне было поручено взять на себя ответственность по сокращению использования бумаги при работе ИТ-отдела в SMB, где работают около 130 человек, я использовал следующую новую технику:

Я оборудовал типографию компании факс / принт-сервером на базе Linux / Samba. К нему были подключены все принтеры, а также факс-модем для входящих факсов (которые были сохранены в общий доступ к файлам в формате TIFF, а не распечатаны напрямую). Затем я позаботился о том, чтобы с этим сервером всегда были «проблемы» (это было довольно легко сделать, «случайно» вытянув кабели и т. Д., Убедившись, что вентиляторы, которые мы включили и т. Д.)

Сотрудники очень быстро привыкли полагаться на электронную почту, pdf, doc, xls и читать материалы на своих мониторах! Я также неоднократно отказывал в просьбах одного отдела купить фотокопировальное устройство, вместо этого предоставляя им настольный сканер и предлагая им печатать материалы только в том случае, если им действительно нужна бумажная копия !!!

В конце концов, мы действительно никогда не нуждались в функциях регистрации и печати сервера печати (что якобы было его первоначальной целью).

Имейте в виду, что сокращение бумажных записей возлагает повышенную ответственность за хранение, извлечение файлов и время безотказной работы. В итоге мы инвестировали больше средств в хранилище NAS для общих файловых ресурсов, резервных серверов резервного копирования, систем ERP и стороннего надежного хранилища электронной почты с большими вложениями и неограниченным размером входящих сообщений.

Мне нравится ответ posty, и вы также должны иметь в виду ответ от Martin P. Hellwig.

В общем, все сводится к тому, для какого текущего процесса имеет смысл перейти от бумажного к безбумажному.

Поскольку я не знаю, в какой отрасли вы работаете, я не могу порекомендовать решение. И даже если я знаю отрасль, решение все равно должно соответствовать рабочему процессу / культуре компании. Для ИТ-компании может иметь смысл депарировать процессы управления требованиями, управления проблемами и релизами. Распространенными именами являются Bugzilla, Jira, OCNS или inStep . В общем, проанализируйте ваши бумажные следы (каким образом вы документируете и как они преобразуются) и найдите (бизнес) возможности для удаления бумаги. Основная цель должна состоять в том, чтобы сделать ваш бизнес более эффективным, более эффективным, быстрым и ... и не сокращать расходы на бумагу любой ценой.