Злоупотребление электронной почтой Outlook - Руководство по этикету электронной почты?

Я потратил много времени на выполнение почтовых миграций для компаний, которые либо слишком мало занимались вопросами ИТ, либо не работали полный рабочий день для решения распространенных проблем. В результате политики, регулирующие использование электронной почты и лучшие процессы, так и не были введены. Конечные пользователи в этих средах не являются техническими и склонны противостоять изменениям.

Я определенно понимаю механизм изменения / перемещения / обновления почтовых платформ. В большинстве случаев я помогаю фирмам переходить с POP3 или IMAP на основе Linux на Microsoft Exchange. Этот тип движения выставляет множество вредных привычек пользователя.

Мое беспокойство касается не только дискового пространства, связанного с проблемами накопления электронной почты, с которыми я сталкивался в прошлом ; всегда есть один в каждой компании . Речь идет о проблемах и злоупотреблениях, которые я обычно вижу, когда работаю с конкретной фирмой.

Во время последней миграции я увидел:

• Пользователи, которые CC:сами на каждое письмо (предположительно, как способ отслеживать темы сообщений?).

• 300 мегабайтных сообщений в папке « Отправленные »?!?

• Люди, которые отправляют Outlook, читают квитанции на каждое исходящее сообщение.

• Пользователи, которые поддерживают подпапки для каждого контакта, которому они соответствуют. Иногда вручную. Иногда с очень нарушенными правилами на стороне клиента.

• Чрезмерная организация подпапок . (некоторые папки с одним сообщением).

• Подпапки в папке « Входящие» (я не уверен, что это плохая практика, но она кажется неправильной).

• Бесплатное использование приоритетных флагов. Все имеет большое значение!

• 4+ года электронной почты в папке « Отправленные ».

• 25 000 или более элементов в папке « Входящие» (большой процент непрочитанных).

• 15 000 или более сообщений в папке « Удаленные ».

• Пользователь с 24 000 элементов в папке « Черновики »! (результат неправильного применения правила на стороне клиента).

• Автоархивы растут из-под контроля.

Как это произошло?

• Является ли электронная почта относительно новой, и пользователи не знают, как ее правильно использовать?
• Это проблема пользовательского интерфейса, когда папка « Удаленные » - это просто система хранения с одним ключом ?
• Администраторы не вносят свой вклад, чтобы мягко помочь исправить действия?
• Если у пользователей возникают проблемы с обычной электронной почтой, как мне решить задачу обучения их ответам об отсутствии на работе и работе с групповым календарем (глотком)?

У меня вопрос, есть ли стандартный набор руководящих принципов о том, как управлять своей электронной почтой? (даже брошюра?)

Проблемы с обучением пользователей, как правило, замедляют эти развертывания, потому что я изменяю рабочий процесс, к которому люди приходят разными способами. И когда это затрагивает людей на всех уровнях / ролях организации, кажется, что нет никакого стандарта в месте.

Подобные ситуации являются результатом нескольких факторов:

• Нет формализованного обучения использованию почты
• Передача на основе народной мудрости общих задач, таких как правила отпуска и способы настройки автоматических файлов.
• Отсутствие боли, чтобы ничего не удалять

В наши дни мы не совсем в том состоянии, когда большинство всей рабочей силы занимались электронной почтой всю свою карьеру, но это происходит. Но мы определенно преодолели 50% отметки для людей, которые занимаются этим уже более десяти лет, так что там много плохой прошлой практики.

В последней среде Exchange, с которой я был связан, были все эти проблемы. Отчасти это произошло из-за определенного меньшинства, которое настаивало на не-Outlook интерфейсах с Exchange, которые имели .... побочные эффекты. Частично это было результатом случайного колебания, пока оно не выглядело вправо, а затем оставалось в покое в течение пяти лет.

Управление электронной почтой - это очень личное дело, и «Человек» вынужден с самого начала подавать документы просто так, потому что в какой-то глупой брошюре говорится, что так и должно быть, и это не встречается тепло. В средах с очень крошечными квотами на почтовые ящики вы получаете PST-файлы необычного размера, которые выглядят так же, как ваш пример слишком многих папок.

Где мы привыкли проводить время, обучая пользователей, были:

• Папка «Удаленные» не является шкафом. На самом деле, пусто! Вот как настроить процесс автоматического удаления ...
• При настройке правила отсутствия на работе вот несколько рекомендаций.
• Это то, что вы можете сделать, когда получаете письма «ваш почтовый ящик слишком большой».

Короче говоря, мы сосредоточились на областях боли. Нам было все равно, создает ли пользователь одну папку в день, чтобы поместить дневную корреспонденцию, или он просто оставляет все в папке «Входящие» и ищет, когда ему что-то нужно (в стиле gmail!).

• Удаленные элементы У нас действительно были пользователи, которые немного раздражались, когда во время миграции мы выполняли общесистемную очистку удаленных элементов. Итак, мы написали некоторые вещи, чтобы не использовать мусорное ведро в качестве шкафа для хранения документов.
• Правила отсутствия на работе Гранд-старшие сисадмины устали обрабатывать запросы службы поддержки по отмене настройки плохо написанных правил OO, поэтому мы провели некоторое обучение тому, как настроить хорошее.
• Почтовый ящик слишком большой У нас были почтовые квоты, потому что мы должны были. Итак, мы написали документ о том, как остаться. Со временем наши частые летчики изменили свои способы сохранения почты.

Мы применяли только следующие стандарты:

• Держите свой почтовый ящик ниже определенного размера (вот несколько способов сделать это)
• Не надоедать с ОО сообщениями
• Не выдавайте свой почтовый пароль даже своему секретарю. Мы имеем в виду это. Вот как вы делегируете ...

Мне нравится эта аналогия вашего почтового ящика дома, чтобы попытаться иметь дело с «плохими» пользователями электронной почты.

Вы не оставляете весь свой нераспечатанный спам в своем почтовом ящике, не сохраняете счета, фотографию своей племянницы в зоопарке или что-то еще там. Вы берете его и либо выбрасываете, либо кладете в другое место для безопасного хранения. Относитесь к почтовому ящику электронной почты так же, как к домашнему почтовому ящику.

При этом, обучение пользователей и надлежащее обучение проходит долгий путь. Мы устанавливаем ограничения для почтовых ящиков в разумных пределах и сопоставляем ограничения на размер отправляемых и получаемых сообщений с размерами Google, чтобы избежать проблем. Независимо от этого, всегда будет один пользователь, который думает, что все «должно просто работать» без необходимости иметь с ним дело (т.е. очищать ваш почтовый ящик в какой-то момент в течение многих лет накопления).