Если бы вас сбил автобус, у вашей компании были бы проблемы?

На работе я единственный IT-парень (делай все, и делай это сейчас, типа парень) за последние 10 лет. Если бы я когда-нибудь попал под автобус, они были бы полностью облажаны. Я упоминал об этом несколько раз людям типа менеджмента / президента, но они меня игнорируют. Слишком плохо для них.

Что я могу сделать, чтобы облегчить их боль? (Или мне все равно?)

(Да, это должна быть вики сообщества, но я не вижу флажок ... возможно, мне не хватает представителя.)

Документируй все это.

Недавно на Slashdot была тема о запуске документации, которая вдохновила меня записать свои мысли о документации.

Моими ключевыми моментами были:

Принцип № 1: это никогда не делается

Документация - это постоянное усилие, которое всегда будет отставать от того, что находится в производстве. Изменения вносятся нерегулярно, вещи перемещаются, прекращаются или вводятся в эксплуатацию наугад. Документация никогда не догонит.

Вы должны продать людям, оплачивающим счета, стоимость потраченного времени (и, следовательно, денег) на поддержание текущей документации в актуальном состоянии. Часто эти разговоры звучат так: «помните, когда мне приходилось тратить $ TIME на выяснение того, как был сломан $ THING? Ну, когда я закончил, была эта техническая заметка с подробным описанием $ THING, так что следующий парень, который придет, не будет Я должен все это выяснить.

Вы должны сделать это, даже если вы никогда не закончите.

Принцип № 2: единственное, что хуже, чем отсутствие документации, является неправильной документацией

Это скорее трюизм, чем принцип. Документация может ввести вас в заблуждение о том, что что-то находится в известном состоянии, и что если что-то пойдет не так, вы можете начать исправление.

Важно признать эту проблему.

Принцип № 3: вы пишете документацию для вашего преемника

Вероятность того, что вы делаете документ, составляет 95%, и вам никогда не придется обращаться к нему снова. Документация - это собрание мудрости для будущего, а не для вас. Таким образом, вы должны предположить, что ваша аудитория мало или ничего не знает о специфике того, как вещи являются такими, какие они есть.

И будет преемник. Я не знаю о вас, но я не планирую находиться в этих конкретных условиях до конца своей жизни. Возможности приходят и уходят, и когда они приходят, иногда вы уходите. Но жизнь продолжается за тобой, и чем плавнее ты можешь сделать жизнь для своего преемника, тем лучше. В противном случае у вас может быть коллекция бывших клиентов, которые тихо говорят нелестные слова о вас. Мне нравится говорить, что в Оттаве везде работают одни и те же 50 парней, потому что вы постоянно сталкиваетесь с ними повсюду. Помощь вашему преемнику может открыть двери для вас в будущем.

Теперь в определенной степени всегда есть степень «обвинять предыдущего парня», когда возникают проблемы. Это часть бизнеса. Я сделал это сам. Но в нескольких случаях, когда я расценивал предыдущего парня как своего рода идиотку, я иначе узнал, что он действительно действовал вместе и знал о происходящем больше, чем я в то время.

Принцип № 4: «Почему» часто важнее, чем «Как»

Глядя на систему, большинство из нас начинает думать, думает, как, черт возьми, это так? Почти всегда есть очень конкретные причины для выбора конфигурации. В этих обстоятельствах «Почему» диктует «Как», и вы должны убедиться, что читатель понимает конкретные проблемы, решаемые при изучении коптильных остатков вашего решения.

Принцип № 5: это должно быть легко, иначе ты этого не сделаешь

Это означает, что вы должны быть очень осведомлены о ваших инструментах, а также о тех, кто собирается использовать ваши инструменты.

Вести вещи в актуальном состоянии должно быть легко. Если вам нужно приложить какие-либо усилия, то вы найдете оправдания, чтобы не делать это, когда это лучше всего сделать, то есть сразу после изменения.

Если другие пользователи не могут использовать ваши инструменты, они не будут ими пользоваться. Это может быть особенно вредным в командной среде, поскольку чем больше команда становится, тем больше вероятность того, что вы встретите члена команды, которому не нравится ваш выбор инструментов.

Лично мне нравится вики для документов. Однако проблема в том, что вики не навязывает вам какую-либо структуру, поэтому структура должна быть навязана извне. Это всегда приводит к конфликту где-то, так как у кого-то есть более или менее хорошая идея.

В некоторых местах я использовал документы Word и Visio, «опубликованные» в PDF, причем «последний» PDF считается авторитетным. Это хорошо, потому что у вас есть коллекция, которую вы можете передать своему работодателю / преемнику. Документы в формате PDF, если их правильно датировать, могут предоставить историческую запись о том, что произошло, хотя и такую, по которой нелегко ориентироваться. Плохо, что мне не нравятся Word или Visio, и я был вынужден получить базовое представление об этих инструментах для эффективной передачи идей.

Мой нынешний работодатель играет с идеей документов Word на портале Sharepoint. Нам просто нужно посмотреть, как далеко мы доберемся

Конечно, вы должны заботиться. В конце концов, любая работа, которую стоит делать, это работа, которую стоит делать хорошо.

1.) Это уже было сказано, но это нужно повторить для повторения. Документ, документ, документ. При необходимости используйте таблицы Excel, бумагу для записей, перо и пергамент. Несколько тысяч медовых тетрадей, как в фильме «Se7en», если это будет необходимо. В любом случае, изложите это ясно, сжато и легко читаемо для тех, кому придется заменить вас, когда вы столкнетесь с метеором.

2.) Как только вы начали документировать все, вы должны быть в письменном настроении. Пора начать побочный проект с подробным описанием изменений, внесенных за последние несколько лет на серверах. Начните строить процесс управления изменениями, но пройдите его исторически. Обязательно обратите внимание, как часто вы меняли эти диски на некоторых из этих привередливых серверов. Сколько они стоят и т. Д. Они обеспечивают отличные показатели, на которые вы можете положиться в любом случае, даже если тот метеор скучает по вам и вместо этого убирает собаку соседа.

3.) Внедрить систему мониторинга, которая отслеживает и отправляет по электронной почте сообщения о критических сбоях. Что это, вы говорите? У вас уже есть? Милая! Теперь запишите это. Как это работает, что вы контролируете, почему вы это контролируете.

4.) Вы несете ответственность за то, чтобы снова передать его своим типам управления. И снова, и снова. Столько раз, сколько сможете. Будьте вежливы. Будьте уважительны, но приходите с тем, что будет стоить бизнесу, если тот метеор упадет, а вы исчезли.

Это не обязанность, которую вы можете снять, это этическое требование вашей работы и умение занимать должность, которую вы занимаете, как пресловутый «хранитель и хранитель ключей от королевства».

Думайте об этом так. Если вы можете избежать и забыть о том, что беспокоитесь об этом, и чувствуете себя нормально, делая это, то почему вы не просматриваете общие учетные файлы для заработной платы компании, чтобы увидеть, что и сколько больше делают эти типы управления, чем вы. Почему вы не используете конфиденциальные корпоративные данные для собственного использования? Почему ты не читаешь электронную почту людей?

Проще говоря, (и, мы надеемся), вы не делаете этих вещей из-за хорошего твердого чувства морали и этики. Вы знаете, все правильно от неправильных вещей. Следовательно, если у вас это есть, то вы знаете, что несете ответственность за документирование и подготовку контрмер против сценария наихудшего случая.

Это ваша непрерывная и расслабляющая поездка на Гавайи. :)

(То есть без метеора.)

Будьте осторожны, пересекая улицу, смотрите в обе стороны, убедитесь, что в дороге нет автобусов с Киану Ривзом и Сандрой Баллок.

Если вы хотите понизить кривую обучения для своей замены, лучшее, что вы можете сделать, это написать документацию по настройке и вашим процессам. Возможно, самый простой способ сделать это - установить где-нибудь вики-систему и просто продолжать к ней добавлять. Часть из этого устареет, но то, что не будет иметь неоценимое значение.

Многочисленные посты, касающиеся важности документирования, заметны, но есть еще один аспект того, чтобы быть «парнем» на работе, за которым вы хотите следить.

Если вы единственный человек, который знает, как управлять всем, трудно справиться с отпусками / родами / чрезвычайными ситуациями, и вы никогда не сможете получить повышение по службе или получить другие должности в компании (если это вас интересует). Если вы не можете расти, учиться и расширять свои навыки, вы можете оказаться на той позиции, где вы ищете работу, и ваше резюме показывает, что вы провели 10 лет в качестве программиста на COBOL / FORTRAN или OS \ 2 / Novell / NT admin.

Рост и перекрестные нагрузки важны для развития как системного администратора. Вместо того, чтобы быть «парнем», от которого зависит вся сеть, будьте «парнем», который всегда готов показать новому парню, что делать, и который всегда заинтересован в том, чтобы больше узнать о бизнесе.

Ключ здесь - подробная и полная документация. Это очень важно не только в том случае, если вы недееспособны, но если к ним приходит младший, и вы хотите уйти в отпуск (или перейти на более зеленые пастбища). Наличие правильных документов и ссылок может быть чрезвычайно полезным для кого-то еще, чтобы ускорить работу в сети.

Я стараюсь изо всех сил, чтобы убедиться, что у нас нет знаний по SPoF, включая мою собственную. Такое отношение более ценно, чем любые местные знания, которые я мог бы хранить при себе.

Я занял эту должность (Sys Admin / Lead Dev) у парня, у которого был свой особый способ делать все. Все 17 серверов у нас немного отличаются. Здесь так много процедур и ручная обработка проблем, и вряд ли какая-либо из них была задокументирована (документация в значительной степени включала объяснение каждого сервера и его роли в одной строке). Это заставило меня переоценить многие процессы в офисе. Каждый раз, когда я чему-то учусь, это добавляется в вики. Я также делегирую некоторые серверные работы другим разработчикам, чтобы они могли по крайней мере узнать минимальную информацию о небольших работах.

Написание документации - отстой, но подумайте, каково это - занять свою позицию безо всякого.

Документация это огромная сделка. Там, где я нахожусь, у меня есть противоположная проблема, как и у вас на самом деле, мы недавно внедрили новую систему отслеживания POS / Order (мы являемся компанией, занимающейся гравировкой и продвижением), и у меня есть проблема, чтобы заставить людей писать в Система информация о настройке. В основном люди низкого уровня, поскольку менеджер будет делать это с ее заказами, потому что она делала это со всеми заказами, помещая это в ОЧЕНЬ СТАРУЮ базу данных доступа. Я так хочу стать безбумажным, и это вполне возможно в нашем бизнесе, но я просто не могу заставить людей печатать информацию о рабочих заданиях, черт побери.

Так что продолжайте отключаться при получении авторизации. Или, если вы чувствуете себя хорошо, делайте это в свое свободное время. Это может быть хорошо для вашего будущего в компании, не говоря уже о вашем преемнике.

Re: я должен заботиться?

Если ваш офис не работает на 100%, люди заметят, что вы работаете более плавно. То, что вы заботитесь о благополучии компании, а не просто фиксируете свою «незаменимость». Компания, которая рассчитывает на то, что вы никогда не уйдете / никогда не получите более выгодного предложения, работает не очень хорошо. Это чья-то РАБОТА - заметить, что вы отказываетесь от подобных вещей в компании.

Я лично ЛЮБЛЮ работать с людьми, которые документируют и хотят, чтобы работа, которую они закончили, стояли сами по себе, и не постоянно требовали их участия. Когда документ и положить вещи , которые вы уже сделали за вас, вы откроете больше времени для работы над будущими проектами.

У нас в основном такая же ситуация. Вот почему директор нанял меня, чтобы добавить еще один узел знаний.

Но, честно говоря, это не ваше место, чтобы заботиться. Менеджмент должен оценивать риски и устранять их.

Я обнаружил, что подход Getting Things Done помогает преодолеть первоначальный умственный барьер, мешающий вам правильно документировать свою работу. Вместо того, чтобы рассматривать документацию как монолитную задачу, которая не позволит вам выполнять «настоящую» работу, разделите ее на куски размером с укус. Всякий раз, когда вы сталкиваетесь с небольшим количеством информации, которую должен знать ваш преемник, запишите ее. Затем зарезервируйте один или два часа в неделю для анализа, уточнения и классификации ваших знаний.

• Документация: важно
• Ваша ценная работа: не так важна, как вы думаете

Не документируйте Не делись знаниями с другими. Документируя вещи, вы делаете себя менее ценным. Вам будут платить меньше. Ваш бонус будет меньше. Ваша безопасность работы будет снижена. Зачем ты это делаешь?

Правильный баланс - это то, где вас не беспокоят во время сна или отдыха. В противном случае вы обесцениваете себя.