Как я могу заблокировать Microsoft Word, чтобы защитить наш брендинг?

Я провел ребрендинг нашей организации пару лет назад и создал очень простые в использовании шаблоны Word для таких вещей, как фирменные бланки, формы и длинные документы. Какими бы благими намерениями ни были мои коллеги, они не очень разбираются в Word и / или думают, что они творческие гении и обычно заканчивают тем, что разрушали руководство по бренду и стилю, над которым я так усердно работал. Я попытался заблокировать Word, но это довольно странно и вызвало слишком много головной боли, чтобы люди могли включить Показать / Скрыть или узнать, как работают стили Word. Я также пробовал активно обучать людей тому, как использовать Word «правильным» способом, но это просто не работает. В идеальном мире все документы приходили через мой офис, где я мог убедиться в их дизайне, прежде чем публиковать их, но это просто невозможно.

Кто-нибудь может предложить лучший способ защитить наш бренд и при этом позволить коллегам создавать свои собственные документы? Разное программное обеспечение, рабочий процесс, что-нибудь ???

Это вопрос политики, а не технологии.

У вас должен быть документ руководства по стилю фирменного стиля, который показывает правильное использование визуальных элементов и что делать, а что не делать с ними.

Шаблоны могут быть предоставлены в качестве вежливости, но это должна быть политика: «Все распространяемые материалы должны соответствовать Руководству по стилю. Все маркетинговые материалы должны быть рассмотрены [укажите свое имя или отдел] перед тем, как подписать их для производства и распространения». «.

Я согласен на 100% с комментарием DA01. Без какого-либо мандата, исходящего сверху, любая техническая попытка может быть подорвана по желанию.

Тем не менее, Word имеет функцию «Защитить документ». В Office 2003 разрешено только редактирование комментариев. Начиная с Office 2007, вы можете создавать формы и разрешать редактирование только форм. Похоже, что он обеспечивает довольно приличный контроль, но я не уверен, как это повлияет на ваш дизайн (например, макеты на несколько страниц и т. Д.)

Я не знаю, насколько хорошо это работает на практике. Я использовал Protect Workbook / Worksheet в Excel довольно регулярно (с хорошими результатами), но я никогда не пытался развернуть защищенный документ Word. Удачи!

Нажмите «Защитить документ» на вкладке «Просмотр ленты», чтобы открыть это диалоговое окно:

• Установите заголовок и / или нижний колонтитул по желанию.
• Вставьте непрерывный разрыв в первую строку документа.
• Создайте оставшуюся часть вашего документа по желанию.
• Защитите документ как форму, убедившись, что первый раздел (часть перед непрерывным разрывом) является единственным защищенным разделом.
• Сохраните ваш документ.

Авторинг для чего? Физическая доставка или электронная доставка?

Физическая доставка - иметь фирменный бланк / фирменный бланк, напечатанный коммерческой прессой. Затем попросите сотрудников использовать эти отпечатки на офисных принтерах. Поставьте только каркас Word, чтобы они не выходили за рамки предварительно напечатанной графики.

Электронная доставка - я не думаю, что многое можно сделать. Слово это ... хорошо ... Слово.

Вероятно, это не вариант для небольших организаций, но более крупные компании могут использовать системы подготовки документов в своих рабочих процессах.

Содержание будет подготовлено через набор форм или просто обычный текстовый процессор. Затем он будет передан системе подготовки документов, такой как LaTeX, ConTeXt, Halibut и т. Д., Которая будет применять соответствующий шаблон.

Многие решения ECM предоставляют такую ​​функциональность. Вы даже можете сканировать существующие физические документы, оцифровывая их и выводя PDF в соответствии с вашим брендом.

Кроме того, я не пробовал этого, но предположительно InCopy и InDesign можно использовать для реализации управляемых рабочих процессов между дизайнерами и копирайтерами даже в небольших организациях.

В Word 2010 вы можете ограничить редактирование шаблонов, чтобы разрешить редактирование контента (без изменения формата), что очень помогает. Откройте «Обзор» на панелях инструментов. Выберите «Ограничить редактирование», а затем настройте его в соответствии со своими потребностями.