Маленькие шаги для лучших конференций TCS?

Часто, когда мы принимаем участие в конференциях TCS, мы замечаем некоторые мелкие детали, о которых мы хотим, чтобы организаторы конференции позаботились. И когда мы организуем конференции, мы уже забыли это.

Отсюда вопрос: какие небольшие шаги мы могли бы легко предпринять для улучшения конференций TCS ?

Надеемся, что этот вопрос мог бы стать ресурсом, который мы могли бы перепроверять всякий раз, когда мы организуем конференции, чтобы убедиться, что мы не повторяем одни и те же ошибки снова и снова ...

Здесь меня интересуют относительно небольшие и недорогие детали - то, что организаторы конференции могли бы легко сделать, если бы они думали об этом вовремя. Например, это может быть полезная информация, которую можно заранее разместить на веб-странице конференции; гаджет на пять долларов, который может спасти день; что нужно учитывать при выборе ресторана для банкета; лучшее время для кофе-брейков; или ваш идеальный дизайн значков конференции.

Здесь мы можем охватить все аспекты организации конференций (включая подачу документов, программные комитеты, обзоры, местные мероприятия и т. Д.).

Это вопрос сообщества вики. Пожалуйста, опубликуйте одну идею на ответ, и, пожалуйста, проголосуйте за другие ответы, в зависимости от того, насколько они важны, по вашему мнению.

1. Снизьте цены : вы можете получить прекрасные закуски на $750конференции, проводимой в отеле, правда, но это имеет тенденцию отвлекать внимание от интеллектуальной атмосферы, которую вы можете получить с помощью $100конференции, проводимой в университете. Кроме того, вы не просто приглашаете людей, которые выступают с докладами. Разрешить студентам в университете посещать бесплатно;
2. Космические параллельные сессии , так что люди действительно могут перемещаться между ними;
3. Но также поощряйте взаимодействие между докладчиками и посетителями на параллельных сессиях заранее, чтобы параллельные сессии были также автономными сообществами. Это поощряет взаимодействие и чувство, что параллельные сессии продвигают обсуждение в их подполе вперед. Некоторые конференции (например, Немецкая лингвистическая конференция, DGfS) пришли к выводу, что все параллельные сессии должны быть независимыми семинарами.

Ограниченное количество столов / столов в тихой комнате

Проблема : не все будут посещать каждую сессию, и при этом не все будут останавливаться в отеле, в котором / в котором конференция является ближайшей / проводимой.

Решение : Несколько столов, столов, стульев в тихой комнате для спокойного чтения, письма, набора текста, просмотра, возможно, с электрическими розетками.

Отдайте флешки в качестве процедуры

Да, газеты находятся в Интернете, но на конференциях редко работает беспроводная связь в конференц-залах или в общественных местах. CD-ROMы являются современным электронным средством массовой информации, но большая часть людей имеет планшеты и нетбуки без CD-приводов. USB-накопители стоят меньше, чем грязь, и они работают практически с любым компьютером, имя которого не соответствует регулярному выражению «iP *».

Если вы не хотите предварительно заполнять каждый USB-накопитель электронным протоколом, пусть люди заполняют свои собственные бланки электронным протоколом, либо с ПК (или трех) на стойке регистрации, либо от коллеги, который уже выбросил их. придерживаться какого-то другого устройства.

На веб-сайте конференции разместите простые, но подробные инструкции по проезду из аэропорта в отель для конференций на общественном транспорте .

Не предлагайте десятки вариантов - только один или два маршрута, которые просты и легки в использовании. Скажите, какие билеты купить, где, как и сколько это должно стоить. Убедитесь, что информация, которую вы публикуете, действительно актуальна и актуальна, особенно если конференция проводится летом.

(Возможно, было бы неплохо взглянуть на путеводитель «Одинокая планета», чтобы получить представление о том, какая информация полезна для тех, кто впервые посещает город.)

Не планируйте разговоры на похожие темы одновременно.

Интуитивно понятный. Там нет оправдания для этого.

Убедитесь, что WLAN действительно работает , даже если все участники конференции одновременно подключаются к нему во время перерыва на кофе.

Дальнейшее чтение:

• Проблема «WiFi на конференциях» , Джоэл Спольски.
• Почему доступ к Интернету и Wi-Fi всегда так ужасны на крупных технических конференциях? @ Ошибка сервера.

Абстрактные буклеты.

Проблема : слушания сейчас в основном онлайн (хорошо), и я не хочу отрывать свой ноутбук, чтобы увидеть тему статьи.

Решение : Поставьте реферативные буклеты (некоторые конференции уже делают это). Это небольшой буклет, в котором перечислены тезисы в порядке презентации, и он является простым справочным материалом для определения того, о чем идет речь.

Примечание: это временное решение, пока мы все не носим с собой IPads :), но даже тогда объединение всех тезисов в одном месте очень удобно.

Календарь мероприятий конференции

Проблема : трудно отслеживать несколько сессий, и часто на большой конференции я не хочу присутствовать на всех выступлениях или хотел бы вести специальный список выступлений, на которые я иду.

Решение : Конференция должна как минимум предоставить файл календаря, который можно вставить в календарь Google или любое другое приложение для календаря, которое есть на телефоне / ноутбуке. Формат ICS довольно стандартный.

Примечание. Конференции могут пойти гораздо дальше - в KDD вы вошли на сайт социальной сети, связанный с конференцией, и могли экспортировать настраиваемый календарь на основе того, что вас интересует. Но для этого требуется больше инфраструктуры и денег, а это не входит в Сфера этого вопроса.

Избавьтесь от формата в 2 колонки и, как правило, упростите подготовку документов.

Прямо сейчас типичная бумага TCS имеет 4 различные версии:

1) Предварительная полная версия - это версия с полными доказательствами, над которыми вы работаете до подачи на конференцию, и которую многие публикуют в Интернете примерно в то же время, что и заявка.

2) Представленная версия - это версия, подготовленная наспех за пару дней до истечения крайнего срока, когда мы преобразуем красивую 30-страничную статью в менее читаемую 10-страничную статью + 20-страничное приложение путем копирования / вставки доказательств в приложения.

3) Готовая для камеры версия - это версия в формате двух колонок, которая фактически публикуется в конференции. Это достигается путем включения отзывов и мнений рецензентов, которые мы получили за это время, в представление или предварительную полную версию, а затем работает над тем, чтобы сделать его совместимым с уродливым шаблоном формата из 2 столбцов, предоставленным конференцией. (Я думаю, что есть более или менее универсальное согласие, что формат с двумя столбцами уродлив, и единственная причина, по которой он существует, - это пережиток не так давно дней печатного производства.)

4) Журнальная версия - это полная версия, которая также содержит приведенные выше отзывы и комментарии, а также результат другого прохода, который мы отправляем в журнал. По техническим причинам зачастую трудно поддерживать один и тот же текстовый файл для версий 3 и 4, что означает, что при создании этих двух версий необходимо дублировать работу.

Учитывая это, возможно, не удивительно, что многие статьи не доходят до стадии 4, и самая зрелая версия, которая остается, - это уродливый формат с двумя столбцами.

Я бы предложил следующие изменения:

1) Как сказал Эмануэль, представьте на конференцию полный предварительный документ (т. Е. Версию 1) при том понимании, что ПК не обязан читать после первых 10 страниц, и что они обычно могут использовать свое суждение, чтобы пропустить технические детали доказательств.

Это облегчает работу авторов (на одну версию меньше), а также ПК, поскольку, если они действительно хотят видеть доказательства, им не нужно искать их в приложениях, и они всегда могут смоделировать текущую ситуацию с помощью просто распечатав первые 10 страниц представления и игнорируя остальные. (Рассел Импальяццо однажды сказал, что в представлении не должно быть ограничения на количество страниц, а просто указание, что для x = 1,2,4,8, ... чтение первых x страниц должно заставить рецензента захотеть прочитать следующие x страниц. )

2) Для версии, готовой для камеры, используйте формат из 1 столбца с минимально навязчивым латексным шаблоном, который облегчит работу с тем же файлом.

На самом деле, я бы предложил (хотя это и более значительное изменение) сделать версию, готовую для камеры, настоящим «расширенным резюме», ограничив его 10 страницами в одном столбце. Учитывая, что ваша статья уже принята, и что версия с полными подробностями должна быть доступна в Интернете, вам не нужно тратить место на этих 10 страницах на объяснение более подробной информации или перечисление всех аргументов, почему ваша статья великолепна, и вы можете сосредоточьтесь на том, чтобы попытаться объяснить как можно проще основные идеи вашей работы. Я думаю, что статья в этом формате на самом деле будет ценным ресурсом и оправдывает наличие еще одной версии поверх полной / журнальной версии. Кроме того, я думаю, что тот факт, что версия конференции обязательно будет без подробных доказательств, побудит людей отправляться в журналы.

Посоветуйте несколько хороших отелей участникам конференции

Я был на конференциях, где рекомендованный список отелей насчитывал более 10 отелей (или ни одного, с сообщением «это большой город со многими отелями, не стесняйтесь выбирать любые»). Хотя приятно иметь такой большой выбор, во-первых, это означает, что тот, кто не знает город, должен будет выбрать, какой из них является оптимальным для них. Во-вторых, это значительно снижает вероятность оказаться в том же отеле, что и многие другие участники конференции.

Вместо этого организаторы конференции, которые являются местными жителями и могут гораздо лучше, чем участники, оценить оптимальность отеля, могут порекомендовать что-то вроде 3 или 4 отелей максимум, исходя из их цены. Должен быть дешевый вариант для студентов и людей с низким бюджетом, а другой - для тех, у кого нет финансовых ограничений. Таким образом, многие посетители окажутся в одном отеле и смогут пообщаться во время завтрака, поехать на конференцию и обратно вместе и т. Д.

Иногда это предложение неосуществимо, когда отели в этом районе маленькие и заполнятся очень быстро. Я имею в виду направить это предложение на конференции, где возможно сделать такие рекомендации.

Не иметь несколько веб-сайтов для конференции.

Если существует много возможных URL-адресов, убедитесь, что все они перенаправляют в одно и то же место . Не пытайтесь поддерживать несколько сайтов, вручную копируя информацию из одного места в другое.

Это может показаться смешным - зачем кому-то создавать несколько веб-сайтов с разным контентом - но по какой-то причине это, кажется, происходит постоянно. Есть «официальный» веб-сайт с классным доменным именем и причудливым макетом, но его слишком сложно обновить; затем создается другой веб-сайт, и вскоре никто не знает, какой сайт проверять на наличие последней информации.

Людям не нужны модные веб-сайты; они хотят найти информацию .

(Если вы еще не видели этого, вот недавний пример: 1 , 2. )

Снизьте цены, но попробуйте включить банкет конференции в регистрационные сборы студентов .

Кажется, слишком часто студенты пропускают банкет по технической причине: регистрационный сбор не включает банкет. Их преподаватели и / или университеты были бы рады заплатить регистрационный сбор - что бы это ни было, и неважно, что оно включает - но по какой-то причине они отказываются покрывать любые «дополнительные» расходы.

Конференц-банкет может быть отличной возможностью для студентов познакомиться с людьми, и мне жаль студентов, когда они упускают эту возможность. Дополнительные расходы (помимо перелетов, отелей, регистрационных сборов и т. Д.), Как правило, незначительны, поэтому это в основном просто вопрос бюрократии.

Чтобы сохранить регистрационные сборы разумными, можно сэкономить деньги где-то еще - такие вещи, как сумки для конференций, гораздо менее важны. Вы также можете попытаться найти компанию, которая будет спонсировать ужин для студентов. И банкет не должен быть таким причудливым - отличная еда и отличное расположение были бы хорошим дополнением, но, в конце концов, социальный аспект - это самое главное.

Есть студенческие представители

Чтобы ответить на дополнительный запрос Юкки, сделанный в комментарии к вопросу:

Привлеките двух (или более) человек - одного энергичного молодого исследователя (студент или аспирант) и одного привлекательного и чрезвычайно опытного академика (профессора) - для координации деятельности исследователей на ранних стадиях. Первый отвечал бы за планирование напитков и других общественных мероприятий, а второй мог бы предоставить карьеру и дать совет по исследованиям, возможно, на специальной конференции конференции или, возможно, за упомянутыми напитками. (Дополнительным третьим лицом может быть производственный контакт.)

Разместите печатную программу около двери комнаты (ей) сессии.

Звучит как обычная вещь, но по какой-то причине большинство конференций этого не делают. Это ничего не стоит, но было бы очень полезно для ответов на быстрые вопросы, такие как «Это сеанс, куда я хочу пойти?», «Во сколько заканчивается перерыв на кофе?» не глядя на абстрактный буклет.

Представление конференции = arXiv ID.

В настоящее время конференция обычно представляет собой PDF-файл. Вместо того, чтобы просить людей представить PDF-файлы, мы могли бы просто попросить их ввести arXiv-идентификатор работы, которую они хотят представить.

[Конечно, документ arXiv должен быть отформатирован в формате конференции: прибл. 10 страниц текста + все недостающие детали в приложении.]

Это было бы относительно просто для реализации, и было бы много преимуществ:

• Если статья принята, таким образом гарантируется, что версия с полными доказательствами где-то постоянно доступна . У нас никогда больше не будет типичной ситуации, когда документ конференции претендует на результат и ссылается на будущую версию журнала, которая никогда не появится.

• Все результаты будут обнародованы гораздо раньше . Мы могли бы добиться более быстрого продвижения TCS, поскольку другие могли бы быстрее построить поверх предыдущей работы и снизить риск повторного изобретения колеса многократно параллельно. ArXiv дает надежные временные метки, поэтому никто не может украсть чужую работу.

• Обзор будет более интересным, и будет меньше этических вопросов. Теперь вы будете просматривать что-то, что уже обнародовано. Вы уже вполне можете начать думать, как использовать результаты в своей работе, как их улучшить и т. Д.

• Когда список принятых работ будет опубликован, будет просто добавить ссылки arXiv на все принятые статьи. Таким образом, люди уже могли взглянуть на документы, которые выглядят интересными задолго до конференции.

Очевидно, есть и недостатки. Размещение вашей статьи на arXiv занимает некоторое время. На самом деле вам нужно будет сначала зарегистрироваться в arXiv, затем спать на нем и завершить отправку конференции на следующий день (если это все еще выглядит хорошей идеей). Но я не думаю, что это обязательно будет плохо ...

(Конечно, теперь было бы также очевидно, что в печатных материалах или коммерческих издательствах будет очень мало необходимости. В конце концов, список принятых работ со ссылками arXiv - это, по сути, все, что нам нужно. Если кто-то действительно хочет Чтобы получить необычную книгу, местная университетская пресса могла бы справиться с ней по низкой цене. Но это становится не по теме - избавление от издателей - это не маленькое изменение, которое люди могли бы легко внедрить.)

Не требуется «Одна полная регистрация на бумагу». Это запрещает студентам оплачивать регистрацию студентов, если у них есть авторская работа. Это серьезно оскорбляет многих, особенно потому, что эта политика обычно объявляется после принятия бумаги.

Конференции, которые сделали это недавно, включают ISAAC, IWOCA и COCOA.

Я полагаю, что причина для этого, особенно на конференции, не поддерживаемой профессиональным обществом, заключается в том, чтобы гарантировать определенную сумму дохода. Но на самом деле ответственность организатора состоит в том, чтобы определить разумные прогнозы состава студентов и преподавателей и соответственно зарегистрировать регистрацию.

Я подытожил несколько мыслей после организации ALGO 2009, см. Post Post ALGO post: этикет и этикет . Если мне нужно выделить только одну идею (еще не упомянутую в этой замечательной ветке): видимые, разборчивые теги имен , а также неоднократные, сильные сигналы от организаторов фактически их носить . В частности, я думаю, что организаторы могут попросить об этом шуток в программном комитете, приглашенных докладчиков и руководящий комитет.

Публикуйте информацию о грантах и ​​старайтесь размещать их при регистрации

Было бы неплохо узнать, какие гранты доступны для студентов, новых постдоков и т. Д., До регистрации на конференцию и покупки авиабилетов. (Нет ничего более расстраивающего, чем узнать, что вам предложили грант на оплату посещаемости и проживания на целую неделю после того, как вы запланировали посещение на один день и забронировали авиабилеты и отели соответственно.)

Точно так же было бы неплохо получить грант во время регистрации, если это возможно, вместо того, чтобы получать чек или наличные по прибытии на конференцию, или, что еще хуже, через несколько недель после конференции, чтобы получить чек. Анти-бонусные баллы за конференцию в другой стране с другой валютой.

(Я был на одной конференции, где они не обрабатывали регистрационные платежи до дня конференции и возвращали чеки тем, кто получил гранты, так что есть альтернативные способы справиться с этим.)

Поставьте срок в пятницу. Это сделает многих значимых других счастливее.

Используйте специализированное программное обеспечение для управления подачей документов, назначением судей, получением отчетов судей, сбором оценки отзывов членов ПК и передачей результатов.

Программное обеспечение для управления конференциями в вики Edutech перечисляет некоторые опции.

Не ограничивайте длину представлений. Вместо этого попросите авторов выделить свои точки на X страницах и сообщить им о длине готовых к работе версий. Хотя некоторые последние ПК смело сделали это, это пока не кажется стандартным.

Уменьшите количество последовательных разговоров. Три получасовых высокотехнологичных разговора, следующих сразу за другом, безнадежны. Никто не может сосредоточиться так долго без перерыва. В идеале должен быть перерыв после каждого разговора.

Запишите разговоры / лекции и сделайте видео доступными в Интернете.

Во время разговоров отображайте в электронном виде время, оставленное докладчику (см., Например, видео выступлений TED). Я использовал простое Java-приложение в полноэкранном режиме, чтобы сделать это на прошлой конференции, на которой я председательствовал: было бы глупо делать это «вручную», следя за часами и используя бумаги с «10 миллионов осталось», «осталось 5 миллионов» "," Осталось 1 мин ", написано" ЗАКОНЧИТЬ СЕЙЧАС ".

Бонус: отображение времени израсходования в цвете мигает после завершения таймера.

Сделайте футболки конференции, используя большую коллекцию фигур из бумаг. (ACM SCG делал это дважды за 25 лет; знаете, какие еще конференции были?)

Если вы используете конференц-сумки, сделайте их пригодными для повторного использования или повторного использования:

Если вам нужна сумка для владельцев регистраций, то вы выдаете слишком много вещей - все просто выбрасывают ее, и часто в отелях даже нет утилизации бумаги! Тем не менее, если вы пользуетесь тканевой сумкой, выбирайте полезный дизайн, например, сумку для покупок. Если вы используете пластиковый пакет, то попросите отель предоставить пластиковые мусорные баки.

Включите среди важных дат дату специальных приглашений.

Иначе, как долго авторы должны ждать?

Иметь разумные сроки:

1. Сроки подачи заявок . Я понимаю, что существуют разные причины для разных сроков подачи заявок, например ненадежные серверы, которые требуют личного внимания. Тем не менее, каким бы ни был крайний срок, опубликуйте его четко и переведите его в знакомый часовой пояс для большинства ваших отправителей (например, по восточному времени или по восточному времени в США). Хорошая философия для веб-сайтов конференций заключается в том, что если вы можете сохранить n человек для каждого 1 поискового запроса, то сделайте это!

2. Сроки регистрации: Для сроков ранней регистрации единственным разумным сроком является конец дня в любом часовом поясе. Это то, что объявляется в блогах и попадает в календари. Там нет причин, чтобы сделать это 3 вечера ET (хм).

Поощряйте CouchSurfing как жилье

Я не говорю, чтобы привязать людей к CouchSurf , однако представьте, что с рекомендацией отеля вы добавите страницу, где местные исследователи (или студенты, так как я думаю, что это будет в основном использоваться студентами) могут опубликовать сообщение «Я могу принять очень много людей». , Напиши мне".

Только люди, готовые сделать это, будут использовать это. Например, для студентов, собирающихся на конференцию, это может быть хорошим способом:

• Понизьте входные билеты (вы не платите за проживание) (для couchsurfer)
• Не случайный CouchSurfing, знакомьтесь с людьми из области, лучше взаимодействуйте (и для couchsurfer и для хозяина)
• Посетите места, чтобы увидеть в городе с кем-то, кто знает это, наслаждайтесь этим в полной мере.

Я полагаю, что это может быть много работы с нуля, однако может быть возможно иметь организацию, специализирующуюся на CS, чтобы сделать это для организатора конференции, так как она делает для них некоторую рекламу без особой работы. Беспроигрышная.

Я знаю, что это не будет использоваться каждым, но я полагаю, что те, кто использует это, действительно извлекут выгоду из этого (личный опыт, я всегда прекрасно проводил время CS).

(это не характерно для конференций TCS, но будет работать для лучших конференций в целом)

Хорошая идея, которую я увидел на математической конференции для молодых исследователей, состоит в том, чтобы попросить каждого участника написать короткое «заявление об исследовании» - в случае младших участников, у которых пока нет особых результатов, описание интересов будет в порядке. Затем, за некоторое время до конференции, заявления публикуются на веб-странице. Рабочий пример этого: http://bcc.impan.pl/12Young/uploads/statements.pdf (конференция по геометрической теории групп)

Я думаю, что это было бы особенно полезно для начинающих участников, страдающих от проблемы «Я здесь никого не знаю», но и с другой стороны, так как даже студенты больше не являются анонимной массой. Конечно, это вполне выполнимо для небольших конференций / семинаров, а не для мероприятий на 400 человек, но, тем не менее, я думаю, что это стоит реализовать.